Wat zijn de wettelijke vakantiedagen? Op hoeveel vakantiedagen heeft een werknemer recht? Hoe werkt het bijkopen en opsparen? En wat zijn de regels voor het opnemen van vakantie? In dit blog lees je alle ins en outs, de regels en de wetgeving over het opnemen van vakantie.
Een werknemer heeft jaarlijks recht op vakantie van ten minste 4 maal de overeengekomen duur van de werkweek. Dat staat in het Burgerlijk Wetboek. We noemen dit de wettelijke vakantiedagen.
Een voorbeeld:
Jouw medewerker werkt 20 uur per week. Dan heeft ‘ie recht op 4 maal 20 is 80 uur vakantie. Iemand die fulltime werkt, dat is 8 uur per dag, 40 uur per week, heeft recht op 4x 40 is 160 uur vakantie. Oftewel: 20 vakantiedagen – 160 gedeeld door 8 uur per dag.
In veel cao’s zijn extra bepalingen opgenomen over de vakantierechten, bijvoorbeeld dat een medewerker recht heeft op 24 vakantiedagen (in plaats van 20) bij een fulltime dienstverband. In sommige cao’s is ook vermeld hoe die rechten moeten worden berekend.
Belangrijk om te weten:
De opbouw van de vakantierechten geldt alleen voor die perioden dat de werknemer ook recht heeft op loon. Heeft de werknemer geen recht op loon, dan vervalt ook de opbouw van vakantierechten.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Een werknemer kan aanspraak maken op vakantie bovenop de wettelijke dagen. In een aantal cao’s is bepaald dat een werknemer die fulltime werkt, recht heeft op bijvoorbeeld 24 vakantiedagen. Die 4 extra dagen noemen we dan bovenwettelijke vakantiedagen.
In cao’s is soms ook vastgesteld dat medewerkers die een bepaalde leeftijd hebben bereikt extra dagen krijgen. Dit was ooit bedoeld om medewerkers voor te bereiden op hun pensionering en/of ter compensatie voor lichamelijk zwaar werk. De voorganger van het College voor de Rechten van de Mens, de Commissie Gelijke Behandeling, heeft dit ooit betiteld als leeftijdsdiscriminatie en in strijd met de wet gelijke behandeling.
TIP 1:
Leg in de arbeidsovereenkomst vast hoeveel extra dagen met de werknemer is overeen gekomen. Dit voorkomt latere discussies met de werknemer.
Opbouw rechten
De rechten worden tijdsevenredig opgebouwd. Vanaf het eerste moment dat de werknemer begint te werken, bouwt hij/zij de vakantierechten op. Maar zoals eerder aangegeven, alleen voor die periodes waarop hij/zij recht heeft op betaling van loon. Daar zijn enkele uitzonderingen op, onder andere:
- Tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof bouwt de werknemer wel rechten op;
- Tijdens langdurig zorgverlof bouwt de werknemer rechten op als de werknemer recht heeft op loon;
- Ook tijdens zogenaamde onvrijwillige werkloosheid, bijvoorbeeld ten gevolge van een staking of door weersomstandigheden (denk aan vorstverlet) bouwt de werknemer rechten op.
Dat werkt zo:
Een medewerker die fulltime werkt en die op 1 juli start, bouwt in dat jaar 10 wettelijke verlofdagen op. Iedere maand is dat 10/6 = 1,67 dag.
Het is aan de werkgever om akkoord te gaan met een verzoek van de werknemer om sneller dan hij/zij heeft opgebouwd, vakantiedagen op te nemen.
De werknemer die 1 juli start, kan in augustus een week verlof vragen. Je kunt daarmee akkoord gaan met de verwachting dat de resterende rechten nog worden opgebouwd. Gaat de werknemer onverhoopt uit dienst voordat de rechten zijn opgebouwd, dan kun je de teveel opgenomen vakantiedagen verrekenen met het laatste loon.
TIP 2:
Het is dus van evident belang dat er een goede verlofadministratie wordt opgebouwd waarin de rechten én de opnames goed worden vastgelegd en gedocumenteerd.
Opbouw tijdens ziekte
Sinds 1 januari 2012 geldt dat iemand die ziek is ook tijdens die periode vakantierechten opbouwt. Voor iemand die langdurig ziek is, geldt dat dus ook. Dat komt omdat de opbouw van de vakantierechten is gekoppeld aan de loonbetaling.
Parttimers
Voor deeltijders geldt dat zij recht hebben op een evenredig deel van de wettelijke (en bovenwettelijke) vakantiedagen. Iemand die 4 dagen per week 8 uur werkt, krijgt 4/5 van het aantal wettelijke vakantiedagen, dat is 16 dagen. Iemand die 4 dagen 4 uur werkt, krijgt 16/40 van het aantal dagen. Dat is 8 dagen van 8 uur, maar omdat er maar 4 uur per dag wordt gewerkt, betekent dit in de praktijk 16 dagen van 4 uur. Je moet het dus telkens terugrekenen naar het aantal vakantie-uren.
Vakantiedagen opsparen, mag dat?
Helaas niet. Met ingang van 1 januari 2012 is de wet aangaande verlof en vakantie aanzienlijk veranderd. Voor die tijd konden werknemers onbeperkt verlof blijven opsparen. Dat is inmiddels anders geworden.
De wettelijke vakantiedagen (160 uur of 20 dagen bij een 40-urige werkweek) moeten door de werknemer worden opgenomen binnen 6 maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Doet de werknemer dit niet, dan vervallen de dagen.
De wettelijke vakantiedagen die in 2020 zijn opgebouwd, moeten dus vóór 1 juli 2021 zijn opgenomen.
En verder geldt de regel dat je eerst de dagen opneemt die het eerst komen te vervallen. Dat lijkt me logisch, maar ik zeg het toch nog maar even.
Dus:
Een werknemer heeft nog 5 dagen vakantie staan van het wettelijke deel uit 2017. Als hij in vóór 1 juli 2021 vakantie opneemt, dan worden die eerst afgetrokken van het saldo dat hij nog uit 2020 had staan. Zijn die op, dan wordt het tegoed van 2018 aangesproken.
Langdurig ziek
Wat nu als je de dagen niet kan opnemen? Medewerkers die in alle redelijkheid niet in staat zijn geweest om hun dagen op te nemen, bijvoorbeeld door ernstige en langdurige ziekte, worden hiervan uitgesloten. Voor hen geldt een verjaringstermijn van 5 jaren. Aan de andere kant moet de werkgever de werknemer ook in staat stellen om de wettelijke vakantiedagen op te nemen.
Het opnemen van bovenwettelijke dagen
In veel cao’s is bepaald dat een fulltime medewerker bijvoorbeeld 24 of 25 dagen vakantie kan genieten. Alle dagen boven de wettelijke dagen gelden als bovenwettelijke dagen en daarvoor geldt een andere verjaringstermijn.
Die bovenwettelijke dagen mag je 5 jaar opsparen alvorens ze komen te vervallen. En is dat het geval, dan vervallen telkens die rechten die ouder zijn dan 5 jaar.
De regel gaat zo:
Heb je in 2020 5 bovenwettelijke dagen niet gebruikt en gebruik je die niet gedurende de jaren daarna, dan vervallen die 5 dagen uit 2020 op 01 januari 2026. De vijfjaar-termijn begint namelijk pas te lopen na het einde van het jaar waarin de rechten worden opgebouwd.
Het is mogelijk om afwijkende regels met de werknemer af te spreken over de bovenwettelijke dagen en over de verjaringstermijn van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
TIP 3:
Leg altijd alle afwijkende afspraken goed vast in een arbeidsovereenkomst en bouw een sluitende verlofadministratie op van de opgebouwde en opgenomen dagen.
Opnemen van vakantie
Er zijn wat regels waar de werkgever en werknemer zich aan moeten houden als het gaat om het opnemen van vakantie.
Als er in een cao bepalingen over de opname van vakantie zijn vastgelegd, dan gelden uiteraard die bepalingen. Is er niets vastgelegd, dan geldt het volgende:
- De werknemer vraagt schriftelijk aan de werkgever of hij vakantie op een bepaald moment mag opnemen.
- De werkgever moet die wensen in principe accepteren.
- Uitsluitend als er zware redenen zijn, hoeft de werkgever de wensen van de medewerker niet te honoreren. Hij moet dit dan binnen 2 weken na de aanvraag aan de werknemer mededelen. Een zware reden kan bijvoorbeeld zijn dat de vakantie in een periode met piekbelasting valt. Denk aan een aspergeoogst die binnen enkele weken moet worden binnengehaald of de drukte rondom Sinterklaas of Kerstmis in winkels of bij toeleveranciers.
- Doet de werkgever dit niet op tijd, dan ligt de vakantie van de werknemer vast.
- De werkgever kan voorwaarden stellen aan het minimum of maximum aantal aaneen gesloten vakantiedagen. Dit moet wel worden vastgelegd in een personeelsreglement of arbeidsovereenkomst.
- Als een werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie, dan gelden die ziektedagen niet als vakantie. De werkgever kan eisen stellen zoals het verplicht tijdig melden van ziekte, of het inschakelen van een arts voor een doktersverklaring om misbruik hiervan tegen te gaan. De werknemer heeft dan dus recht op vervangende vakantiedagen.
Verlof voor eigen rekening
De werknemer heeft in bepaalde gevallen recht op vakantie, echter zonder loondoorbetaling. Dit betreft onder meer:
- Het bijwonen van vergaderingen van de Eerste Kamer der Staten-Generaal (Tweede Kamer dus niet),
- Het bijwonen van vergaderingen van vertegenwoordigende organen van publiekrechtelijke organisaties voor zover die worden samengesteld door rechtstreekse verkiezingen, alsmede bijwonen van commissievergaderingen uit Eerste kamer en genoemde vertegenwoordigende organen.
Afkopen van vakantiedagen
Het verkopen van vakantiedagen door een werknemer is alleen toegestaan voor zover dit bovenwettelijke dagen zijn. De wettelijke dagen mogen dus niet worden verkocht. Deze regeling geldt voor een lopend dienstverband.
Uit dienst, en nu?
Bij het einde van een dienstverband mag de werkgever de openstaande, niet gebruikte vakantiedagen uitbetalen met de laatste salarisbetaling. Vaak spreekt de werkgever met de werknemer af dat hij de resterende dagen opneemt vóór einde dienstverband.
Als de werkgever ervoor kiest om de resterende vakantiedagen uit te betalen, dan is hij ook verplicht om de werknemer een schriftelijke verklaring te verstrekken waarin precies staat hoeveel vakantiedagen de werknemer niet heeft opgenomen. De werknemer kan met die verklaring bij zijn nieuwe werkgever eisen dat hij die dagen zonder loon uiteraard kan opnemen.
Kiest de werkgever voor uitbetaling van de resterende vakantiedagen, dan moet worden uitgegaan van een ruim gedefinieerd loonbegrip. Hierin is niet alleen het bruto salaris opgenomen, maar ook onder meer het vakantiegeld, een eventuele vaste bonus, tantième of dertiende maand en zelf een eventuele vaste ploegentoeslag.
TIP 4:
Laat een deskundige het uurtarief vaststellen bij het uitbetalen van een resterend vakantiesaldo. Dat voorkomt veel discussie en conflicten.
Nog vragen? Stel ze hieronder! En wil je er meer over lezen, zie dit artikel op de website van de overheid.