Wat staat er op een loonstrook

Wat staat er op een loonstrook?

30 mei 2018
Door:

De loonstrook of salarisstrook, ook wel loonspecificatie of salarisspecificatie genoemd is een wettelijk document. Iedere ondernemer wordt door de wet verplicht om aan zijn medewerker een loonstrook uit te reiken. Dat mag je schriftelijk of digitaal doen.

Toestemming voor digitale loonstrook

Doe je dat digitaal, dan moet de medewerker daar uitdrukkelijk mee instemmen. De medewerker moet ook in staat zijn de loonstrook op te slaan. Deze laatste twee eisen komen vandaag de dag misschien wat achterhaald over, maar zijn nog steeds van kracht.

Wanneer geef je een loonstrook?

In de wet is bepaald dat je in ieder geval bij de eerste loonbetaling een loonstrook ter beschikking stelt aan jouw medewerker. Verder moet je dat doen bij iedere afwijkende loonbetaling. Dat houdt dus in dat je ook een loonstrook uitreikt als het nettoloon hetzelfde is, maar de loonberekening anders.

Bijvoorbeeld omdat een loonsverhoging samenvalt met een even zo hoge belastingverzwaring of een inhouding die netto hetzelfde effect heeft. Je mag dus niet zeggen: het nettoloon is hetzelfde, dus ik hoef geen strook uit te reiken.

De meeste organisaties verstrekken gewoon iedere maand, 4-wekelijks of wekelijks een loonstrook uit. Of die nu dezelfde is of niet.

Twee belangrijke punten:

  • óok als een medewerker er niet om vraagt, ben je verplicht een salarisstrook uit te reiken. Je ontkomt dus niet aan sancties door te zeggen: hij vroeg er niet om.
  • geef je geen loonstrook of een foutieve loonstrook, dan kun je een boete krijgen van de Inspectie SZW. Je krijgt ook een boete als je een werknemer minder betaalt dan waarop hij recht heeft (tenminste minimumloon of minimumjeugdloon en de verplichte vakantiebijslag). En die boetes liegen er niet om. Bijvoorbeeld 2000 euro per werknemer als je te weinig vakantiebijslag betaalt. Of 10.000 euro per werknemer als je te weinig salaris betaalt.

Wat staat er in een loonstrook?

De overheid schrijft niet voor hóe de loonstrook eruit moet zien. Wel is vastgesteld welke informatie er minimaal op de loonstrook moet staan.

In het Burgerlijk Wetboek (boek 7, artikel 626, lid 1) staat dat als volgt:

“De werkgever is verplicht bij elke voldoening van het in geld vastgestelde loon de werknemer een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van het loonbedrag, van de gespecificeerde bedragen waaruit dit is samengesteld, van de gespecificeerde bedragen die op het loonbedrag zijn ingehouden, alsmede van het bedrag van het loon waarop een persoon van de leeftijd van de werknemer over de termijn waarover het loon is berekend ingevolge het bepaalde bij of krachtens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag recht heeft, tenzij zich ten opzichte van de vorige voldoening in geen van deze bedragen een wijziging heeft voorgedaan.

Verder moet de naam van de werkgever en de werknemer worden vermeld, evenals de termijn waarover het loon wordt betaald. Ook moet de overeengekomen arbeidsduur worden vermeld.

Nog even de gegevens die op de loonstrook moeten staan op een rij:

  • Naam werkgever
  • Naam werknemer
  • Periode waarover het loon wordt betaald
  • Het wettelijke minimumloon of minimumjeugdloon
  • De afgesproken arbeidsduur volgens de arbeidsovereenkomst (bijv. 38 uur / week)
  • Bruto loonbedrag, inclusief een specificatie als dat brutobedrag meerdere componenten heeft, denk aan een basisloon vermeerderd met een toeslag voor gevaarlijk of onregelmatig werk
  • De vakantiebijslag
  • Een specificatie van alle vergoedingen die betaald worden, bijvoorbeeld reiskostenvergoeding
  • Een specificatie van alle inhoudingen, bijvoorbeeld inhouding personeelsvereniging

Het verstrekken van een jaaropgave

De ondernemer is ook verplicht om iedere medewerker jaarlijks een totaalopgave te geven. Ook als de medewerker er niet om heeft gevraagd. Als de medewerker ergens gedurende het jaar stopt, dan mag je hem de jaaropgave ook dan geven. Je hoeft dan niet te wachten tot na afloop van dat jaar.

Hoe ziet de jaaropgave eruit?

De jaaropgave mag bestaan uit de laatste loonstrook, maar dan moet die laatste loonstrook wel alle elementen omvatten die verplicht zijn voor de jaaropgave.

De jaaropgave is vormvrij, iedereen mag een eigen model gebruiken. De Belastingdienst stelt ieder jaar een model ter beschikking die iedereen mag gebruiken. Gebruik je software voor de salarisadministratie, dan zit hier haast altijd wel een jaaropgave in die je kan gebruiken.

Een aantal van de verplichte gegevens van de jaaropgave zijn:

  • Naam en adresgegevens van de onderneming / werkgever
  • Naam en adresgegevens van de medewerker
  • Het Burgerservicenummer (BSN) van de medewerker
  • Het totaal van het loon dat de medewerker gedurende dat jaar heeft ontvangen
  • Het totaal van de loonbelasting en premies die zijn ingehouden
  • Het loonbedrag dat als basis dient voor de berekening Zorgverzekeringswet (Zvw)

In het handboek loonheffingen 2018 staat dit onder stap 13 volledig uitgewerkt.

Er zijn allerlei extra bepalingen, bijvoorbeeld voor gemoedsbezwaarden of voor artiesten, waar je in die gevallen rekening mee moet houden.

Meerdere inkomstennummers

Heeft een medewerker meerdere dienstbetrekkingen en verschillende nummers inkomstenverhouding, dan kan de ondernemer één jaaropgave met het totaal van alle inkomstennummers maken. Alleen krijg je hier vaak vragen van de medewerker over. Die ontvangt liever een jaaropgave per nummer inkomstenverhouding. Je voorkomt dit door gelijk over iedere inkomstenverhouding een aparte jaaropgave te verstrekken.

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin