eindafrekening ontslag uit dienst 1

Zo stel je een eindafrekening op bij ontslag of uitdiensttreding

Als een van je werknemers uit dienst gaat, moet er een eindafrekening worden opgesteld. Weet jij welke zaken hierin horen te staan? Wanneer je die rekening moet opstellen en waar je echt op moet letten? In dit blog vind je een overzicht met de belangrijkste zaken.

Als je een arbeidsovereenkomst van een werknemer beëindigd, moet je als werkgever een aantal zaken regelen. Een voorbeeld is het opstellen van een beëindigingsovereenkomst of het aanvragen van een ontslagvergunning.

Daarnaast ben je als werkgever verplicht om een eindafrekening te maken voor je werknemer. Hierbij maakt het niet uit of jouw werknemer zelf ontslag heeft genomen of dat jij ´m hebt ontslagen.

Wat is een eindafrekening?

De eindafrekening kun je zien als de laatste financiële afrekening tussen jou en je werknemer. Het doel is dat jullie alle openstaande posten met elkaar verrekenen. Zodat jij jouw werknemer bij zijn vertrek kunt uitbetalen waar hij of zij nog recht op heeft. Hiermee voorkom je dat jullie later op grond van de arbeidsovereenkomst nog iets van elkaar kunnen eisen.

Welke posten staan in een eindafrekening?

Met een eindafrekening maak je dus een overzicht van wat jouw werknemer nog uitbetaald moet krijgen. Eventuele schulden die de werknemer nog bij jou heeft, verreken je hiermee.

Een paar voorbeelden van financiële posten zijn:

  • loon wat je werknemer nog tegoed heeft,
  • eindejaarsbonus,
  • vakantiedagen die nog niet zijn opgenomen.

Wanneer maak je een eindafrekening?

In de wet staat niet precies beschreven op welk moment je een eindafrekening moet maken en uitbetalen aan jouw werknemer.

Werkgevers betalen de eindafrekening veelal uit op het moment dat ze de werknemer het loon over de laatste periode van zijn of haar dienstverband overmaken. Maar dat hoeft niet. Je mag dat ook pas erna doen. Je hebt tot een maand na afloop van de dienstverband om de eindafrekening op te maken en uit te betalen.

Uiteraard moet je wel het laatste loon op tijd – na afloop van de afgesproken loonperiode – betalen. Dat is meestal binnen een maand.

Tip: Geef duidelijk aan jouw werknemer door wanneer hij of zij de eindafrekening ontvangt. Dat voorkomt dat je in het laatste traject nog tegen problemen aanloopt.

Alle financiële posten op een rij

In een eindafrekening kun je diverse financiële posten opnemen. Dat kan variëren van een eindejaarsuitkering tot opleidingskosten die je wilt terugvorderen. Wat je er uiteindelijk in opneemt, hangt af van de afspraken die in de arbeidsovereenkomst van de werknemer staan.

Hieronder een paar voorbeelden van financiële posten die je kunt opnemen:

1. Loon

Het loon waar jouw werknemer nog recht op heeft, betaal je natuurlijk uit.

2. Vakantiedagen

Heeft jouw werknemer nog niet al zijn vakantiedagen opgenomen? Hij of zij heeft recht op de uitbetaling van alle opgebouwde wettelijke én bovenwettelijke vakantiedagen.

Voor het berekenen van een vakantiedag wordt meestal het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand genomen. Pensioen en eventuele extra toeslagen zitten hier niet bij.

3. Vakantiebijslag

Zodra je het arbeidscontract met jouw werknemer ontbindt, moet je hem of haar het opgebouwde saldo aan vakantiebijslag uitbetalen. Dat bedraagt minimaal 8% procent.

4. Dertiende maand

Heeft jouw werknemer recht op een dertiende maand of eindejaarsuitkering? Dan is het gebruikelijk om bij de beëindiging van het dienstverband een evenredig deel hiervan aan de werknemer uit te keren.

5. Bonus en provisie

Soms krijgen werknemers een deel van hun salaris als variabele beloning uitbetaald. Bijvoorbeeld in de vorm van een bonus of provisie. Heb je in de voorwaarden staan dat ze bij ontslag een evenredig deel van hun bonus of provisie ontvangen? Dan zul je deze post ook moeten opnemen in de eindafrekening.

Heb je hier niets over in je voorwaarden staan? Dan kun je alsnog overwegen om het evenredige deel aan de vertrekkende werknemer uit te keren. Vanuit het oogpunt een goede werkgever te zijn.

6. Onkostendeclaratie

Het kan zijn dat je werknemer op het nippertje nog een paar declaraties heeft ingediend. Denk aan reiskosten, parkeerkosten en maaltijdkosten. Als je deze kosten nog niet hebt verrekend, dan zet je die op de eindafrekening.

7. Lease-auto

Als jouw werknemers een lease-auto hebben, kan het nog wel eens voorkomen dat ze die willen overnemen zodra ze uit dienst gaan. In dat geval zal hij of zij de werkelijke waarde van de auto aan jouw onderneming moeten betalen. In de eindafrekening kun je deze transactie opnemen.

8. Ontslagvergoeding

Meestal heeft een werknemer ook recht op een ontslag- of zogenaamde transitievergoeding. Neem die dus op in de eindafrekening. Zo´n ontslag of transitievergoeding moet je binnen een maand na afloop van het dienstverband worden uitbetaald.

9. Eventuele schulden

Er zijn allerlei situaties waarin jouw werknemer jóu nog geld schuldig is. Denk aan vakantiedagen die hij of zij teveel heeft opgenomen. Of misschien heeft je werknemer een opleiding gevolgd en moet hij die nu (deels) terugbetalen.

Ook deze posten neem je op in de eindafrekening. Je brengt ze in mindering op het eindtotaal.

Een paar voorbeelden van schulden zijn:

  • een voorschot op het loon
  • teveel opgenomen vakantiedagen
  • vakantiebijslag die teveel is ontvangen
  • schadevergoeding, als er bijvoorbeeld schade aan de lease-auto is
  • kosten voor een cursus of opleiding
  • personeelslening
  • verhuiskosten die jij als werkgever hebt betaald

Meer weten over de salarisadministratie?

Neem contact met ons op

Voeg een reactie toe

Gratis e-book: Hoe start ik mijn eigen onderneming?
30 pagina's vol handige tips voor starters én MKB-ondernemers die al op weg zijn.*
*Maandelijks ontvang je daarnaast onze nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen op financieel, fiscaal en personeel gebied. Natuurlijk wordt je e-mailadres nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je het gratis e-book niet wilt ontvangen?
×
×
WordPress Popup Plugin
Inhoud winkelmand
There are no products in the cart!
Total
0,00
Continue Shopping
0