Zo haal je alles uit de Werkkostenregeling

Tot eind dit jaar heb jij nog de tijd om jouw personeel onbelast iets te geven. Denk aan een sportabonnement, iPad of fijn kerstpakket. Dit bedrag, ook wel ´vrije ruimte´ genoemd, is afhankelijk van de totale loonsom. Hoeveel dat precies is én hoe je optimaal gebruikmaakt van de Werkkostenregeling lees je in dit blog “zo haal je alles uit de werkkostenregeling”.

Wat is de Werkkostenregeling

Sinds 2015 ben je als werkgever verplicht om gebruik te maken van de Werkkostenregeling. Met deze regeling mag je als werkgever een bepaald percentage van de fiscale loonsom besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan jouw werknemers. Over dit percentage hoef je geen loonbelasting te betalen.

Wat valt onder de Werkkostenregeling

Het leuke is: de vergoedingen hoeven niet per se iets met het werk te maken te hebben. Zo mag je jouw personeel ook met iets blij maken waar ze privé wat aan hebben. Denk aan een sportabonnement, iPad, gereedschap, kerstpakket of personeelsfeest.

Vrije ruimte in 2020

Dit jaar was de vrije ruimte al verruimd naar 1,7%. Door de coronacrisis is het percentage nog eens verhoogd. Zo mag je over de eerste € 400.000 van de loonsom 3% gebruiken voor je personeel. Dat komt op een bedrag van € 12.000. Boven de € 400.000 blijft het 1,2%. Lees hierover meer in dit blog

Hoe de Werkkostenregeling werkt

Het totale bedrag dat je dit jaar vrij (is onbelast) mag besteden, is dus 3% van de loonsom van al jouw medewerkers samen. Als je binnen die vrije ruimte blijft, gelden er geen voorwaarden voor de vergoedingen en verstrekkingen. Die mogen dus ook privé worden gebruikt.

Dat betekent wel dat je onder die 3% moet blijven. Kom je erboven, dan moet je ineens belasting gaan betalen. En da´s niet niks: over het extra bedrag betaal je 80% eindheffing.

Vergoedingen buiten vrije ruimte

Er zijn ook vergoedingen die niet ten koste van je vrije ruimte in de werkkostenregeling gaan. Deze worden ook wel ´gerichte vrijstellingen´ genoemd. Hieronder vind je een aantal voorbeelden:

• abonnementen voor openbaar vervoer
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer
• verhuiskosten vanwege werk
• maaltijden bij overwerk
• vanaf 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG)

Noodzakelijke vergoedingen

Er zijn natuurlijk een aantal zaken waar jouw personeel niet zonder kan. Denk aan een smartphone, tablet of gereedschap. Deze zaken mag je gewoon onbelast aan jouw personeel geven ook al gebruiken ze het ook privé.

Vergoedingen voor de werkplek

Ook zaken die je nodig hebt voor je werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Je kunt hierbij denken aan werkkleding, een fitnessruimte of een vaste telefoon of computer.