werving en selectie nieuw personeel

Werving en selectie: nieuw personeel aannemen van A tot Z

Dankzij de economische groei is de strijd op de arbeidsmarkt in volle hevigheid losgebarsten. Veel branches hebben moeite om goed personeel te vinden. Het vinden en behouden van personeel zou dus voor alle ondernemers met groeiambitie topprioriteit moeten zijn. In deze blog leg ik je van A tot Z uit hoe je de ideale werknemer víndt, inclusief 9 praktische tips!

Overigens schrijf ik binnenkort een blog over het behouden van jouw personeel en “Hoe word ik een aantrekkelijke werkgever?”. En dat gaat niet alleen over ‘meer salaris’, dat beloof ik je.

Werving & selectie

De definitie volgens Wikipedia:

“Het proces van aantrekken, selecteren en aanstellen van geschikte kandidaten voor een vaste of tijdelijke baan in lijn met de strategie en de doelstellingen van een organisatie.”

Strategie en doelstellingen

Het spreekt voor zich dat iedere organisatie erbij gebaat is om een heldere strategie, visie, missie en doelstellingen te hebben die ook zijn vastgelegd en die alle medewerkers kennen.

Iedere ondernemer moet zichzelf met enige regelmaat vragen stellen als:

  • Waarom is mijn bedrijf er?
  • Wat maakt mijn organisatie bijzonder?
  • Welke toegevoegde waarde levert mijn bedrijf aan mijn klanten?

 

En als je denkt dat de antwoorden op die vragen voor de hand liggen, bedenk dan dat wat logisch is voor jou, door een ander heel anders kan worden uitgelegd.

Stel daarom die vragen ook eens aan jouw medewerkers of aan een van jouw klanten. Ik ben benieuwd of jij dezelfde antwoorden krijgt en of ze er überhaupt een antwoord op hebben. Je hebt het zo gedaan en leerzaam is het zeker! Een aanrader.

Kandidaten aantrekken

Terug naar Werving en selectie (kortweg W&S). We beginnen deze blog met hoe je kandidaten aantrekt. Verderop lees je ook hoe je kandidaten selecteert en aanstelt.

We gaan ervan uit dat je een kandidaat wilt aantrekken, omdat jouw organisatie wil of moet groeien, of omdat er een medewerker is weggegaan.

Functieprofiel

Als je begint met het zoeken naar kandidaten, heb je in veel gevallen al een functieprofiel. Zo niet, begin daar dan mee. Beschrijf wat de functie of rol inhoudt, wat er van een medewerker in die functie of rol wordt verwacht, welke werkzaamheden hij gaat doen, en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hij heeft.

Zijn er specifieke opleidingseisen, worden er eisen gesteld aan certificeringen en is ervaring belangrijk. Kortom welke kwaliteiten zijn er nodig om de rol/functie goed uit te voeren. En vraag je af of het echt noodzakelijk is dat de medewerker 5 dagen per week op kantoor zit. Misschien kan hij een deel van het werk vanuit huis doen?

Persoonlijke eigenschappen

Vervolgens beschrijf je het soort kandidaat dat je graag in jouw organisatie wilt hebben. Daar ben je tenslotte naar op zoek, de ideale medewerker. Heb je iemand nodig die commercieel is of juist iemand die heel secuur is, erg op de details let of heel goed kan luisteren en adviseren. Iemand die kan enthousiasmeren en leiden of juist iemand die zich graag laat leiden. Het gaat hier meer om de eigenschappen, het karakter van een persoon.

Bedrijfsprofiel

Beschrijf ook jouw bedrijf. Wellicht heb je dit al eens gedaan voor jouw bedrijfspagina op LinkedIn of Google+. Bedenk welke unieke waarden jouw bedrijf heeft. Waarom zou kandidaat X voor jou moeten gaan werken?

Voor jouw product of dienstverlening heb je al nagedacht wat die USP (Unique Selling Points) of nog beter UBA (Unique Buying Arguments) zijn. USP gaat uit van de eigenschappen van jouw product, UBA gaat uit van de waarde die het voor de klant heeft.

Een kandidaat, zeker één uit de laatste paar generaties, zoekt niet alleen een baan die bij hem past. Hij zoekt ook een omgeving, een bedrijf dat bij hem past.

Functieomschrijving

Het bedrijfsprofiel en een samenvatting van het functieprofiel vul je vervolgens aan met gegevens als de gewenste c.q. minimale omvang van de vacature (x uren / week), soms een salarisindicatie en de locatie waar men komt te werken. Alles tezamen vormt de vacaturetekst.

Welke eisen stel je aan de kandidaat?

Ik kom soms vacatureteksten tegen die praktisch onhaalbaar zijn. Ze vragen dan om het bekende ‘schaap met de vijf poten’.

Tip: Overdrijf niet in het stellen van eisen

Heb je een medewerker nodig die bekend is met blockchain technologie, vraag dan niet om 10 jaar ervaring. En wil je een commercieel ingesteld persoon hebben, vraag dan niet alsnog of ‘ie heel nauwgezet en gedetailleerd kan werken.

Misschien lopen er een handvol van die mensen in Nederland rond, maar de kans dat je die binnenhaalt, is praktisch nul.

Bovendien verouderen kennis en kunde sneller dan ooit tevoren. Dat vraagt veel van medewerkers. Die moeten flexibel zijn, zich snel nieuwe zaken kunnen aanleren en vooral open staan voor verandering.

Je hebt nu de baan/vacature beschreven en jezelf neergezet als een aantrekkelijke werkgever om voor te werken. Kom je hier zelf niet goed uit, vraag dan een van onze HR-adviseurs om je te helpen.

Hoe promoot je een vacature?

Maar waar zitten de mensen die ik nodig heb? En hoe zorg ik ervoor dat die mensen mijn bedrijf en mijn vacature kennen?

Om jouw doelgroep te bereiken, moet je daar zijn waar jouw doelgroep aanwezig is. Op internet dus. Op vacaturesites, op Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram en Google+. Dat betekent nogal wat. Hoe pak je dat aan?

Welke kanalen kies je?

Heb je al een bedrijfspagina op social media, dan kun je jouw vacature zelf hierop bekend maken. Je kunt de vacature ook op jouw website zetten. Maar hoeveel mensen bezoeken maandelijks jouw website? Of zien jouw organisatie op social media? Hoeveel daarvan zullen jouw vacature lezen en hoeveel daarvan zijn er op dat moment ook op zoek naar jouw baan?

Reken jezelf niet rijk. Als jouw website 500 bezoekers per maand trekt, leest gemiddeld 1% of minder, dat zijn 5 mensen, jouw vacature. Hoeveel daarvan passen bij jou en de functie?

Een aanpak kan zijn dat je jouw vacature gaat promoten op social media. Daar is wel budget voor nodig. Een andere aanpak kan zijn dat je jouw vacature plaatst op een of meer vacaturesites. Veel sites leveren een gratis variant, maar dan valt het aantal clicks dat je krijgt vaak erg tegen. Voor resultaat moet je dus een betaalde variant kiezen. Meestal betaal je dan per click, niet per kandidaat. En ook daar is geld voor nodig.

Tip: Kies een vacaturesite waarbij je betaalt per kandidaat.

Vacaturesite Twiglers

Het Masters netwerk werkt nauw samen met Twiglers. Zij hebben speciaal voor het MKB een goedkope oplossing gemaakt waarbij je jouw vacature no-cure no-pay op een van hun branchespecifieke vacaturesites plaatst. Je betaalt dan alleen een klein bedrag voor iedere kandidaat die je via hen binnenkrijgt. En heb je meerdere vacatures of heel regelmatig een vacature, dan is een ‘Werken bij…’-site wellicht een betere oplossing. Informeer bij onze Masters, die kunnen je verder helpen.

Kandidaten selecteren

De kandidaten stromen binnen. Hoe pik je nu de persoon eruit die echt bij jouw bedrijf, de collega’s en jouw klanten past? Da’s altijd lastig en een eenvoudig trucje is er niet. Ik schets hieronder een veel gebruikte manier van werken, maar er zijn ongetwijfeld ook andere manieren die goed werken.

Maak een eerste selectie

Allereerst scan je de mails, brieven en CV’s die men gestuurd heeft. Soms is dat in de vorm van een video waarin de kandidaat zich presenteert. Vervolgens lees je iedere aanmelding. Je hebt een paar eisen gesteld waar een kandidaat minimaal aan moet voldoen. Mensen die niet voldoen, leg je op een aparte stapel. Als het goed is, houd je dan vanzelf een aantal kandidaten over.

Voeg een of meer wensen toe

Zijn dat er nog te veel om individueel te spreken, vul dan jouw eisen aan met een of meer wensen, en ga het overgebleven rijtje nog eens langs. De kandidaten die ook aan jouw wensen voldoen, leg je op een aparte stapel. De rest schrijf je af. Zelf hanteer ik altijd dat ik er uiteindelijk vijf individueel wil spreken.

Reageer op iedere kandidaat

Men neemt de moeite om jou aan te schrijven, om te reageren en ze zijn dus geïnteresseerd in jou en jouw bedrijf. Niets van je laten horen, ook als de brief vol taalfouten staat of als de CV niet aansluit op jouw vacature, is ‘not done’. Jij wilt serieus genomen worden door jouw doelgroep, neem hen dan ook serieus.

Ik heb kandidaten binnengekregen die door een afgewezen kandidaat enthousiast waren gemaakt. En dat alleen maar door een e-mail te sturen waarin je kort uitlegt waarom hij of zij het niet is geworden. Wees daar dus eerlijk en respectvol in.

Stel aanvullende vragen

Als je nog steeds meer dan vijf kandidaten hebt, stel dan een aantal aanvullende vragen op, die je ze telefonisch stelt. Zorg ervoor dat het open vragen zijn. Leg uit dat ze tot de laatste tien of twintig kandidaten behoren en dat je dit wilt terugbrengen naar vijf voordat je ze uitnodigt op gesprek.

Tip: Stuur kandidaten snel een reactie.

De nieuwe generaties werknemers houden van snelheid. Die willen niet zes weken wachten voordat ze wat horen. Zorg er daarom voor dat je kandidaten binnen een, twee of drie dagen een reactie stuurt.

Hoe voer je een sollicitatiegesprek?

Met die laatste kandidaten ga je het gesprek aan. Een paar aandachtspunten:

  • Probeer meer dan één kandidaat over te houden voor de gespreksronde. Een kandidaat die op papier ‘uitstekend’ is, kan in de praktijk tegenvallen en bijvoorbeeld totaal niet passen in jullie organisatiecultuur.
  • Bereid het sollicitatiegesprek voor. Je krijgt ongetwijfeld vragen over het bedrijf, de functie, ontwikkelingsmogelijkheden, de markt, het product en het salaris. Je mag ervan uitgaan dat de kandidaat zich ook in jou en jouw bedrijf heeft verdiept. Vraag daar ook naar. Dat geeft aan of men serieus (genoeg) is.
  • Probeer in de voorbereiding relevante vragen te formuleren die jou wat vertellen over de kandidaat, zijn kennis en ervaring. Zorg altijd voor open vragen. Ja/nee-vragen geven niet zoveel informatie.
  • Leg aan het begin van het sollicitatiegesprek de procedure uit. Komt er nog een tweede en derde gesprek, met wie zijn die gesprekken, waartoe dienen ze. Het is een goed idee om in dat eerste gesprek al te vragen naar hun salariswensen.
  • Als bepaalde opleidingen of certificeringen noodzakelijk zijn voor de functie, vraag de kandidaat dan van tevoren of hij/zij een kopie hiervan wil meenemen naar het gesprek. Zo ook een kopie van het identiteitsbewijs.
  • Geef de kandidaat alle ruimte om vragen te stellen.
  • Als het mogelijk is, voer het gesprek dan samen met iemand van HR of met de manager / collega waar de kandidaat mee gaat werken.
  • Maak allebei aantekeningen tijdens het gesprek. Na vijf gesprekken weet je vaak niet meer wie welk antwoord heeft gegeven.

 

Evalueer de sollicitatiegesprekken

Nadat je alle kandidaten hebt gesproken, evalueer je de gesprekken samen met HR, de manager of de collega. Maak samen een ranking van de kandidaten: wie staat er op één, wie op twee, enzovoort.

Tip: Schrijf kandidaten niet te snel af.

Het kan namelijk zijn dat jouw nummer één niet voor jou kiest en dan moet je met nummer twee verder kunnen.

De tweede ronde

De beste kandidaat nodig je uit voor een tweede gesprek. Hierin kun je nog wat wederzijdse vragen behandelen. Maar het voornaamste doel van het gesprek is om het over de arbeidsvoorwaarden te hebben. Probeer de deal te sluiten. Het is dan handig als je beschikt over een personeelshandleiding of personeelsreglement. Heb je die niet, vraag dan een van onze HR-adviseurs om je hierbij te helpen.

Kom je er niet uit met kandidaat één of maakt hij of zij een andere keuze, nodig dan kandidaat twee uit.

Zorg ervoor dat je de selectieprocedure binnen twee of drie weken afrondt. Da’s voor ieders bestwil. Vraag de betrokkenen dan ook bijtijds of ze tijd in hun agenda vrij willen houden om de gesprekken te voeren.

Nieuwe medewerker aanstellen

Je hebt de kandidaat geselecteerd en de arbeidsvoorwaarden zijn besproken en geaccepteerd. Nu is het tijd om de arbeidsovereenkomst op te stellen en door beide partijen te laten ondertekenen.

De arbeidsovereenkomst is een belangrijk document dat voor veel ellende kan zorgen als het niet goed en conform de laatste stand van de wet wordt opgesteld.

Kopieer niet klakkeloos een voorbeeld dat je op het internet hebt gevonden. Besteed er aandacht en kennis aan. Ook hier geldt: ‘penny wise, pound foolish’.

Nu 100 euro besparen op advies, kan je later vele duizenden of zelfs tienduizenden euro’s kosten. Kom je er zelf niet uit, het Masters netwerk heeft uitstekende juridische adviseurs die jou hierbij kunnen helpen.

Administratie nieuwe medewerker

Zodra het contract getekend is, kun je

  • een plan opstellen om de nieuwe medewerker in te werken (onboarding);
  • de medewerker alvast aanmelden bij een pensioenfonds of -verzekering;
  • als het nodig is, bijvoorbeeld voor buitenlanders, een werkvergunning of machtiging voorlopig verblijf aanvragen;
  • een werkplek organiseren;
  • een laptop, auto of ander gereedschap bestellen;
  • de medewerker opnemen in de verschillende systemen (mail, agenda, uren, …);
  • de medewerker per datum x toegang geven tot het pand;
  • de medewerker opnemen in de salarisadministratie.

 

Inwerken

Onboarding is het proces van inwerken. Helaas gebeurt het nog te vaak dat een nieuwe medewerker zelf zijn weg moet zoeken in de nieuwe organisatie.

Je scoort daar niet mee als werkgever. Het aanvankelijke enthousiasme van de nieuwe medewerker ebt snel weg. En hij wordt veel later dan noodzakelijk productief. Je snijdt jezelf dus flink in de vingers als je hier geen aandacht voor hebt.

De duur van het onboarding proces verschilt van enkele dagen tot enkele weken. In die periode maakt de nieuwe medewerker kennis met de verschillende collega’s en afdelingen.

Je legt de nieuwe medewerker uit:

  • wat de manier van werken is,
  • bij wie je waarvoor moet zijn,
  • op welke manier de telefoon wordt opgenomen,
  • hoe de verschillende systemen werken (denk aan een CRM-, urenregistratie- of projectensysteem), en
  • met welke systemen hij zijn werk moet doen en hoe deze werken.

 

Vaak wordt een collega of manager aangewezen als coach en aanspreekpunt. Het is aan te raden om na twee of drie weken met de nieuwe medewerker te evalueren hoe het gaat. Je kunt dan nog bijsturen.

Alle tips op een rij

Werving & selectie wordt in de krapper wordende arbeidsmarkt een hels, maar niet onmogelijk karwei. Hierbij nog even alle tips op een rij:

  1. Probeer niet zelf alles uit te vinden, maar maak gebruik van de professionals die beschikbaar zijn.
  2. Zorg voor een goede en enthousiasmerende vacature / advertentie tekst, weet waar jouw doelgroep zich bevindt en gebruik de juiste kanalen om die doelgroep te bereiken.
  3. Overdrijf niet in de eisen die je stelt. Kennis en kunde verouderen snel, beter is het om mensen te hebben die flexibel zijn, die gemakkelijk nieuwe dingen leren.
  4. Reken jezelf niet te snel rijk, je hebt een groot bereik nodig om de juiste kandidaat te vinden.
  5. Neem iedere sollicitant serieus.
  6. Houd de sollicitatie- en selectieprocedure kort.
  7. Schrijf kandidaten niet te snel af.
  8. Zorg voor actuele arbeidscontacten.
  9. Onderschat het belang van een goed inwerkproces niet.

 

Meer weten over het aannemen van nieuw personeel? Lees dan:

Goed personeel werven, hoe doe je dat?

14 tips bij het inhuren van tijdelijk personeel

Personeel aannemen, waar moet je op letten?

Bovendien vind je in onze kennisbank alle informatie over het ondernemerschap.

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

 

 

 

 

 

Meer weten over “Werving en selectie: nieuw personeel aannemen van A tot Z”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin