Zo laat je jouw werknemers zelf hun personeelsgegevens wijzigen

Ook jouw medewerkers kunnen hun personeelsgegevens zelf wijzigen

Je hoort vaak dat werkgevers denken dat medewerkers niet hun eigen personeelsgegevens kunnen beheren. Zodoende blijft alles bij het oude, lekker comfortabel misschien. Net zoals alle traditionele processen en formulieren om mutaties centraal te verzamelen. In deze blog lees je waarom het goedkoper, makkelijker en efficiënter is als jouw medewerkers zelf hun personeelsgegevens wijzigen.

Gebruik van mobiel stijgt

Hieronder een paar feiten op een rijtje:

• Al jaren loopt Nederland voorop als het gaat om internetpenetratie en het gebruik van tablets en smartphones.
• Volgens Eurostat was in 2017 onze internetpenetratie al meer dan 98%. Meer dan 95% daarvan gebruikt internet voor onder andere zijn e-mailverkeer.
• In 2017 gebruikte meer dan 87% een tablet en een smartphone om op internet allerlei zaken te regelen en toepassingen te gebruiken.
• Ieder jaar neemt het gebruik toe van marktplaatsen, boekingssites en webwinkels. Marktplaats.nl heeft 8 miljoen unieke bezoekers per maand. Daarvan bezoekt meer dan 80% de site via een tablet of smartphone.
• Daar komt nog bij dat onderzoek in 2015 (TNS/Nipo) heeft uitgewezen dat maar liefst 68% van alle medewerkers zelf allerlei HR-taken wil uitvoeren. Dat zijn er nu ongetwijfeld nog veel meer. Nieuwe generaties medewerkers haken zelfs af als de werkgever op dit vlak geen goede (digitale) mogelijkheden biedt.

Software biedt mogelijkheden

Er zijn verschillende cloudoplossingen die gemakkelijk en veilig toegang bieden. Zo kunnen zowel professionals als medewerkers zelf allerlei taken binnen de personeels- en salarisadministratie uitvoeren.

Een mooi voorbeeld is ons eigen e-HRM platform NMBRS. Voor de kosten hoef je het niet te laten. Iedere medewerker en manager krijgt zijn eigen log-in/account en een app voor zijn tablet en telefoon (Android/IOS) zonder dat dit je ook maar één cent meer kost. Bekijk hier hoe onze e-HRM applicatie werkt.

Zelf personeelsgegevens aanpassen

Uiteraard kunnen medewerkers niet alle personeelsgegevens wijzigen. Voor een deel blijven deze rechten liggen bij de manager en/of werkgever. Het gaat dan om de volgende gegevens die medewerkers zelf kunnen wijzigen:

• declaraties indienen
• relatie-, communicatie- en andere CV gegevens bijhouden
• adreswijzigingen doorgeven
• wijzigingen in bankrekeningnummers doorvoeren
• verlof aanvragen
• loonstroken en jaaropgaven inzien.

Ben je ook overtuigd?

We zetten alle voordelen nog even op een rij:

• Zo ongeveer iedereen heeft toegang tot internet.
• Zo ongeveer iedereen is bekend met allerlei internettoepassingen. Voorbeelden: (tweedehands) spullen kopen en verkopen, reizen en hotels boeken, telebankieren, verzekeringen afsluiten en schades indienen.
• Zo ongeveer iedereen communiceert met de rest van de wereld via e-mail, Whatsapp, Skype, LinkedIn, Facebook, en Instagram.
• Meer dan tweederde van alle werknemers wil HR-taken zelf kunnen regelen.
• De technologie is voorhanden en het hoeft niets extra’s te kosten.

Het is zélfs goedkoper

Waarom gaan we dus niet massaal Employee Self Service (ESS) gebruiken? Of stem jij jouw personeelsbeleid liever af op de 3 of 4% van de medewerkers die niet mee wil of kan? Reken eens objectief uit wat het jouw organisatie kost om níet digitaal te gaan. Wat kost het om een scala aan verouderde processen, procedures, formulieren en papieren salarisstroken in stand te houden? Gemakkelijk honderd euro of meer extra per medewerker per jaar. Ook als je gebruikmaakt van een dienstverlener voor jouw salaris- personeelsadministratie. Dat kan namelijk ook veel goedkoper.