Zo laat je jouw werknemers zelf hun personeelsgegevens wijzigen

Je hoort vaak dat werkgevers denken dat medewerkers niet hun eigen personeelsgegevens kunnen beheren. Zodoende blijft de papieren loonstrook nog steeds nodig. Net zoals alle traditionele processen en papieren formulieren om mutaties centraal te verzamelen. In deze blog lees je waarom het goedkoper, makkelijker en efficienter is dat jouw medewerkers zelf hun personeelsgegevens wijzigen.

Gebruik van mobiel stijgt

Hieronder een paar feiten (anno 2016) op een rijtje:

• Al jaren loopt Nederland voorop als het gaat om internetpenetratie en het gebruik van tablets en smartphones.
• Volgens Eurostat was in 2014 onze internetpenetratie meer dan 95%. Meer dan 90% daarvan gebruikt internet voor onder andere zijn e-mailverkeer.
• In 2015 gebruikte meer dan 63% een tablet en 81% een smartphone om op internet allerlei zaken te regelen en toepassingen te gebruiken.
• Ieder jaar neemt het gebruik toe van marktplaatsen, boekingssites en webwinkels. Marktplaats.nl heeft 9 miljoen unieke gebruikers en 6,5 miljoen bezoekers per maand. Daarvan bezoekt meer dan 50% de site via een tablet of smartphone.
• Daar komt nog bij dat onderzoek in 2015 (TNS/Nipo) heeft uitgewezen dat maar liefst 68% van alle medewerkers zelf allerlei HR-taken wil uitvoeren.

Software biedt mogelijkheden

Er zijn verschillende cloudoplossingen die gemakkelijk en veilig toegang bieden. Zo kunnen zowel professionals als medewerkers zelf allerlei taken binnen de personeels- en salarisadministratie uitvoeren.

Een mooi voorbeeld is ons eigen e-HRM platform NMBRS. Voor de kosten hoef je het niet te laten. Iedere medewerker en manager krijgt zijn eigen log-in/account en een app voor zijn tablet en telefoon (Android/IOS) zonder dat dit je ook maar één cent meer kost. Bekijk hier hoe onze e-HRM applicatie werkt.

Welke personeelsgegevens wijzigen

Uiteraard kunnen medewerkers niet alle personeelsgegevens wijzigen. Voor een deel blijven deze rechten liggen bij de manager en/of werkgever. Het gaat dan om de volgende gegevens die medewerkers zelf kunnen wijzigen:

• declaraties indienen
• relatie-, communicatie- en andere CV gegevens bijhouden
• adreswijzigingen doorgeven
• wijzigingen in bankrekeningnummers doorvoeren
• verlof aanvragen
• loonstroken en jaaropgaven inzien.

Ben je ook overtuigd?

We zetten alle voordelen nog even op een rij:

• Zo ongeveer iedereen toegang heeft tot internet.
• Zo ongeveer iedereen bekend is met allerlei internettoepassingen. Voorbeelden: (tweedehands) spullen kopen en verkopen, reizen en hotels boeken, telebankieren, verzekeringen afsluiten en schades indienen.
• Zo ongeveer iedereen met de rest van de wereld communiceert via e-mail, Whatsapp, Skype, LinkedIn, Facebook, en Instagram.
• Meer dan tweederde van alle werknemers HR-taken zelf wil regelen.
• De technologie voorhanden is en het niets extra’s hoeft te kosten.

Het is zélfs goedkoper

Waarom gaan we dus niet massaal Employee Self Service (ESS) gebruiken? Of stem jij jouw personeelsbeleid liever af op de 3 of 4% van de medewerkers die niet mee wil of kan? Reken eens objectief uit wat het jouw organisatie kost om níet digitaal te gaan. Wat kost het om een scala aan verouderde processen, procedures, formulieren en papieren salarisstroken in stand te houden? Gemakkelijk honderd euro of meer extra per medewerker per jaar. Ook als je gebruikmaakt van een dienstverlener voor jouw salaris- personeelsadministratie. Dat kan namelijk ook veel goedkoper.