Waarom een personeelshandleiding onmisbaar is 12 september 2018 Door: Jos Achterberg Personeel Personeelsbeleid Een van je werknemers is ziek, zo blijkt na een paar dagen. Hij had namelijk alleen via Whatsapp een berichtje naar zijn teamleider gestuurd. Daarmee dacht hij dat het geregeld was. Van een personeelshandleiding had hij nog nooit gehoord. Herkenbaar? Door het opstellen, invoeren en op een centrale plek beschikbaar stellen van een personeelsreglement, voorkom je dit soort vervelende situaties. Er zijn duidelijke regels die voor iedereen hetzelfde zijn, waardoor je niet steeds met discussies wordt geconfronteerd. Hoe je zo’n reglement opstelt, hebben we hier stapsgewijs voor je onder elkaar gezet. Wat is een personeelshandleiding? Waarom is het noodzakelijk? Hoe stel je een personeelshandleiding op? Privacy Vorm en opmaak Ondertekenen of niet? Voordelen op een rij Conclusie Wat is een personeelshandleiding? In een personeelshandleiding staan alle huishoudelijke regels en afspraken van een organisatie waaraan iedere werknemer zich moet houden. Over het algemeen zijn het zaken die niet in de wet, cao of arbeidsovereenkomst zijn opgenomen. Daarnaast worden de wetten die op jouw organisatie van toepassing zijn genoemd, met een uitleg hoe deze in jouw onderneming werken. Toch zijn veel regels, rechten en plichten niet of nauwelijks van toepassing op een individuele organisatie. Of een onderneming voldoet er al automatisch aan. Bijvoorbeeld, werken (bijna) al jouw werknemers vijf of minder dagen per week? En werken de meesten van half negen tot vijf, met een half uur lunchpauze bij een achturige werkdag? Dan voldoe je automatisch aan de arbeidstijdenwet, die de maximale werktijden en de minimale rusttijden beschrijft. Je moet dan alleen nog iets regelen voor (excessief) overwerken. Waarom is het noodzakelijk? Het is voor jou en jouw werknemers het beste als alle regels, rechten en plichten binnen jouw onderneming duidelijk zijn. In een personeelshandboek staat dus precies hoe een medewerker zijn vakantie aanvraagt, hoe en waar hij zich ziek meldt en hoe de organisatie omgaat met het laten vervallen van niet opgenomen verlofdagen. De wet en de cao omschrijven meestal alleen de kaders. In het handboek staan de precieze regels omschreven. Welke zaken beschrijf je? Een aantal voorbeelden. Iedere werknemer bouwt een verlofrecht op gelijk aan vier keer het aantal werkuren per week. Dus bij een werkweek van 40 uur heeft de medewerker recht op 4×40 = 160 uur oftewel 20 dagen verlof. Dat zijn de wettelijke verlofdagen. In cao’s wordt daar vaak nog een schepje bovenop gedaan. De 3, 4 of 5 extra verlofdagen die een medewerker dan krijgt, zijn de zogenaamde bovenwettelijke verlofdagen. Als ondernemer mag je in positieve zin afwijken van de in de wet en cao voorgeschreven verlofdagen. Je mag dus meer bovenwettelijke verlofdagen geven. Dit leg je vast in het personeelsreglement, waar je ook vastlegt hoe je wenst om te gaan met niet opgenomen extra verlofdagen. Link ernaar in de arbeidsovereenkomst Zet in jouw arbeidsovereenkomst op dat de regelingen in de personeelshandleiding er onverbrekelijk onderdeel van uitmaken. Met het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst gaat de medewerker dan ook akkoord met de personeelshandleiding. Het opstellen van een personeelsreglement heeft ook voordelen in praktisch opzicht. Alle regeltjes, huishoudelijke afspraken, rechten en plichten die bij jouw onderneming horen staan namelijk in één document. Bovendien dwingt het je om vooraf na te denken hoe je de zaken in jouw organisatie geregeld wilt hebben. Dat is altijd beter dan het ad-hoc te bedenken. Of erger nog: het bij ieder incident op z’n beloop te laten. Dat je de ene keer zus handelt en de andere keer zo. Daar worden jouw medewerkers ongetwijfeld onzeker van. Een voorbeeld Stel je hebt een paar medewerkers die zich regelmatig op maandag ziekmelden. Als je bij de ene werknemer een wachtdag toepast – dat hij of zij niet krijgt uitbetaald – en een tijdje later bij een andere werknemer niet, dan roept dat onrust en discussie op. Heb je in het personeelsreglement opgenomen dat bij regelmatig terugkerend kort verzuim een wachtdag van toepassing is, dan weet iedereen dit en kun jij je beroepen op de personeelshandleiding. Hoe stel je een personeelshandleiding op? Iedere organisatie is anders. De inhoud van iedere personeelshandleiding is dus ook verschillend. Hieronder vind je een lijst met onderwerpen die je zou kunnen gebruiken: Kort algemeen verhaal over de organisatie, missie en visie, een organogram Normen en waarden van de organisatie Het doel van een personeelshandleiding, wat verwacht het bedrijf van de medewerker Privacystatement Gedragsregels, bijvoorbeeld: hoe laat je je werkplek achter, zijn er kledingvoorschriften, hoe ga je om met de gereedschappen die je van het bedrijf krijgt, hoe bestel je die gereedschappen, hoe reserveer je een vergaderruimte, hoe meld je een (bedrijfs)ongeval, hoe ga je om met seksuele intimidatie, en wat is het rookbeleid. Disciplinair beleid bij overtreding van de gedragsregels Beloningsbeleid, denk ook aan overwerk, indexeringen, jubilea Declaratieregeling Regeling woon-werkverkeer, gebruik van fiets en openbaar vervoer Omgang met fooien, tips, relatiegeschenken Studiefaciliteiten: studiekosten, studieverlof Veiligheid- en hygiëneprotocollen Overige arbeidsomstandigheden (ARBO) Klachtenafhandeling Intern solliciteren Tipregeling nieuwe medewerkers Beëindiging van de arbeidsovereenkomst Te laat komen, ongeoorloofd verzuim Vertrouwelijke informatie van bedrijf, medewerkers en klanten Informatie over werktijden en pauzes, werkroosters Af- en aanmelden bij het begin en einde van de werkdag Thuiswerken en flexibele werktijden Verlof- en vakantieregelingen. Bijzonder verlof: huwelijk, begrafenis, geboorte, etc. Kort verzuim: bezoek tandarts, huisarts, specialist Ongewenst gedrag, zoals agressie, seksuele intimidatie, discriminatie en pesten. Hoe maak je daar melding van, hoe wordt dit opgevolgd en wat zijn de mogelijke consequenties voor de dader. Vertrouwenspersoon: wie, hoe benaderen, aangiftebeleid Drugs, alcohol- en medicijngebruik Lunch-, koffie- en dinervoorzieningen Nevenfuncties Parkeerbeleid Privézaken tijdens werktijd, bijvoorbeeld internetgedrag en telefoon Persoonlijke relaties tussen werknemers Functie- en rolomschrijvingen Proces functioneren en beoordelen (FuBo) – prestatiemanagement Employee Self Service-faciliteiten (ESS) Inzien salarisstrook en jaaropgave Doorgeven wijzigingen burgerlijke staat Adreswijzigingen Wijziging van bankrekeningnummer, e-mailadres en telefoonnummer Wijzigingen in samenstelling van het gezin (geboorte/overlijden) Aanvragen verlof en vakantie Indienen declaraties Verzuimregelingen (wachtdagen, hoe ziekmelden, bezoek arbo-arts, re-integratieverplichtingen, enz.) Ziek worden tijdens werk en vakantie Bedrijfshulpverleners, BHV-regelingen Melden bedrijfsongevallen Hoe handelen bij brand Persoonlijke verzorging, bedrijfskleding Regelingen leaseauto, reiskosten, kinderopvang en (gedwongen) verhuizing Bedrijfseigendommen Dit is geen volledige opsomming. Afhankelijk van de branche en jouw organisatie zijn nog andere onderwerpen relevant. Privacy Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe privacywetgeving (AVG-GDPR) van kracht. Voor werkgevers betekent dit dat ze hun werknemers moeten informeren over hun privacyrechten en de persoonsgegevens die hij van hen wordt bijgehouden en verwerkt. Daarnaast is het aan te raden om in de personeelshandleiding een privacystatement op te nemen. Als dat van toepassing is, kun je ook de contactgegevens vermelden wie binnen jouw onderneming belast is met de gegevensbescherming. Ook moet de werkgever aangeven: met welk doel hij bepaalde gegevens over zijn medewerkers verzamelt en verwerkt, wat de bewaartermijnen van die gegevens zijn, en wat hij doet met die gegevens na de bewaartermijn. Ten slotte neem je nog in de personeelshandleiding op: een beschrijving van het recht van inzage van die gegevens, het recht op correctie, en het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Volgens de wet moet de werkgever alles in begrijpelijke en toegankelijke taal uitleggen. Vorm en opmaak De enorme lijst aan onderwerpen verraadt al dat het een uitgebreid document kan worden. Om het leesbaar te houden is opmaak dus heel belangrijk. Een paar tips: vermijd grote opsommingen met teksten, gebruik veel koppen en subkoppen, voeg een inhoudsopgave toe. Kortom, zorg ervoor dat jouw medewerkers de informatie snel en gemakkelijk kunnen vinden en het prettig leest. Tip : Bewaar ‘m op een centrale plek Heb je een actuele personeelshandleiding, zorg er dan voor dat iedereen in jouw organisatie dat weet en ook weet waar die handleiding te vinden is. Bewaar die dus op een centrale plaats, denk aan intranet, een corporate WIKI of via jouw website. Zo kan iedere medewerker de handleiding 24/7 raadplegen. Tip : Houd ‘m actueel Het is heel belangrijk om de personeelshandleiding actueel te houden. De wetgeving en cao veranderen namelijk regelmatig. En jouw handleiding moet te allen tijde voldoen aan de wet. Je bent er dus niet met het eenmalig opzetten van een handleiding. Heb je daar hulp bij nodig, vraag dan een van onze HR-adviseurs om met je mee te kijken. Ondertekenen of niet? Iedere werknemer dient zich te houden aan de regels die in het reglement zijn opgenomen. Hoewel het juridisch gezien niet noodzakelijk is om iedere medewerker het reglement te laten ondertekenen, is het wel verstandig dat te doen. Vind je dit teveel gedoe, zorg er dan op zijn minst voor dat iedere medewerker weet dat ‘ie zich eraan moet houden. Zo voorkom je ook discussies als medewerkers zeggen dat ze niet weten wat de regels zijn. Let op: Als werkgever mag je alleen spelregels eenzijdig vaststellen. In veel personeelshandleidingen worden ook arbeidsvoorwaarden beschreven. Die mag je níet eenzijdig veranderen en opleggen. Wil je die veranderen, dan moet de medewerker, ondernemingsraad of medezeggenschapsraad hiermee akkoord gaan. Tip: Stel iedereen op de hoogte Omdat het hier ook om gedragsregels gaat, is het verstandig om uitzendkrachten, zzp’ers of medewerkers die via een payrollingconstructie werken het reglement te laten lezen en ondertekenen. Voordelen op een rij Het hebben van een personeelshandleiding heeft heel wat voordelen: houvast: een medewerker weet precies hoe hij in iedere situatie moet handelen gemak: het inwerken van iedere nieuwe medewerker wordt een stuk gemakkelijker gelijkheid: iedere medewerker heeft dezelfde rechten en plichten geen gedoe: je voorkomt eindeloze discussies over een verschillende behandeling bij medewerkers goed geregeld: als ondernemer dek je jezelf juridisch in, mits je de personeelshandleiding aan de arbeidsovereenkomst hebt gekoppeld of iedere medewerker de personeelshandleiding hebt laten tekenen weloverwogen: door het opstellen van de personeelshandleiding dwing je jezelf om goed na te denken hoe je wilt dat bepaalde zaken verlopen wijzigingen: het wijzigen van afspraken en regels is met een personeelshandleiding veel gemakkelijker dan dat je dat met iedere medewerker afzonderlijk doet Conclusie Het is voor iedere organisatie met meerdere medewerkers aan te raden goed na te denken over jouw beleid en dit vast te leggen in een personeelshandleiding. Naast dat het jouw medewerkers rust en duidelijkheid geeft, versterkt het ook jouw reputatie als serieuze, betrouwbare en moderne werkgever. Het opstellen en onderhouden van een personeelshandleiding vraagt naast tijd ook nogal wat deskundigheid. De regels die je opstelt mogen niet conflicteren met de wet- en regelgeving. Wil je het zekere voor het onzekere nemen? Laat onze HR-adviseurs dan een laatste check doen. Of vraag ze je te helpen bij het opstellen van een personeelshandleiding. Meer weten over “Waarom een personeelshandleiding onmisbaar is”? Neem direct contact op Voeg een reactie toe
