Voordelen digitale loonstrook

De voordelen van een digitale loonstrook blijken onder meer uit onderzoek (o.a. van PWC) waaruit naar voren komt dat zo’n 60% van alle jongere werknemers de aangeboden technologische mogelijkheden mee laat wegen bij hun keuze voor een werkgever. Slimme werkgevers weten dat en bieden de medewerker moderne hulpmiddelen als een app voor de mobiele telefoon om onder andere zelf de salarisstrook en de jaaropgave in te zien, om mutaties in te dienen en verlof aan te vragen. Wat zijn de voordelen van het digitaal aanbieden van de loonstrook?

Gemakkelijker en goedkoper

Het scheelt tijd, inzet én kosten. Je hoeft immers niet meer de strook uit te printen, in een enveloppe te doen, te frankeren en op de post te doen. Alleen het frankeren kost al zo’n 10 euro per medewerker per jaar. En als je dit hebt uitbesteed aan een accountant of aan een van de salarisservicebureaus, dan betaal je ook gewoon voor alle activiteiten die zij voor jou verrichten. Op zich niks mis mee, maar het is goed dat je je dit realiseert.

Beter voor het milieu

Een digitale loonstrook wordt niet uitgeprint. Tenminste niet meer door jouw organisatie of jouw dienstverlener. Vraag aan jouw medewerkers om digitaal ook digitaal te laten. Dat is goed voor het milieu en scheelt een boom.

Het is sneller

Een digitale loonstrook wordt klaargezet in het digitale personeelsdossier van iedere individuele medewerker. Zodra dit is gedaan, krijgt de medewerker een e-mail met het bericht dat de salarisstrook beschikbaar is. In sommige systemen wordt de salarisstrook als bijlage met een e-mail gestuurd, maar dat heeft niet de voorkeur vanwege de veiligheid. E-mails zijn in een aantal gevallen vrij gemakkelijk te onderscheppen. Het digitaal beschikbaar stellen is één tot twee dagen sneller dan de papieren variant. Medewerkers hebben daardoor minder de neiging te vragen waar de salarisstrook blijft.

Loonstrook altijd inzien

De werknemer kan de loonstrook altijd weer opnieuw inzien, veelal ook vanaf alle locaties. Het kwijtraken en opnieuw moeten opvragen van een loonstrook behoort tot het verleden. En dat geldt natuurlijk ook voor de jaaropgave. Allemaal kleine efficiency verbeteringen die bijdragen aan het succes van de digitale loonstrook.

Nog wel een paar regels

Vanaf 1 Juli 2010 is het Burgerlijk Wetboek zo aangepast dat de werkgever de loonstroken digitaal in plaats van op papier mag aanbieden aan zijn werknemers. Daar zijn evenwel twee regels aan verbonden:

1. De werknemer moet er zijn toestemming voor geven.

2. De werknemer moet de gelegenheid hebben om zijn digitale strook op te slaan voor toekomstig gebruik.

Die toestemming is eenvoudig te organiseren, maar moet wel expliciet worden gegeven. Het is dus niet genoeg als de werknemer niet piept bij het ontvangen van de eerste digitale strook. Een handtekening of een kort e-mailtje met ‘ja, ik ben akkoord’ is genoeg.

GDPR / AVG Europese privacy wetgeving

Met ingang van de nieuwe Europese privacy wetgeving (mei-2018)  is het af te raden om de loonstroken als aanhangsel van een e-mail mee te sturen. Dat geeft derden namelijk de gelegenheid om jouw e-mail te kraken en de loonstrook in te zien. Beter is het om de medewerker een e-mail te sturen met de mededeling dat zijn/haar loonstrook in zijn eigen digitale p-dossier van het salarissysteem beschikbaar is.

Lees meer over de loonadministratie in onze kennisbank of hoe ons e-HRM systeem werkt.