salarisadministratie uitbesteden

De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Loonadministratie zelf doen of uitbesteden?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om een loonadministratie bij te houden. Veel ondernemers en DGA’s vragen zich vervolgens af: kan ik de salarisadministratie zelf doen of is uitbesteden beter? We gaan je helpen om deze vraag te beantwoorden.

De casus die we hier behandelen gaat uit van een volledige cloudbased oplossing. Dat is dus een oplossing waarbij de ondernemer 24/7 de beschikking heeft over een applicatie die via het internet beschikbaar is.

Vooropgesteld; het maakt ons niet uit of je voor ‘uitbesteden’ of ‘laten doen’ kiest of voor ‘zelf doen’.

Voor beide opties heb je programmatuur nodig om de salarisadministratie in te richten en om het salaris en de loonheffingen te berekenen. En ook bij zelf doen, kan je niet ontkomen aan een stukje dienstverlening. Uiteraard zal de dienstverlening groter zijn bij uitbesteden.

Beide vormen hebben voordelen en nadelen. Hieronder behandelen we deze.

Voordelen en nadelen van salarisadministratie zelf doen

De voordelen van ‘zelf doen’ zijn:

  • De externe kosten zijn lager omdat je het grootste deel van de dienstverlening zelf oppakt.
  • Je bent niet afhankelijk van een dienstverlener, alles kan je zelf doen.

De nadelen van ‘zelf doen’ zijn:

  • Je bent veel meer tijd kwijt om de administratie bij te houden.
  • Je moet de applicatie goed leren kennen, dat kost tijd en geld.
  • Er is veel kennis nodig om de wetgeving en de cao’s goed toe te passen.
  • Wetgeving en cao’s veranderen ook regelmatig, je zult structureel tijd moeten blijven investeren in jouw kennis.

Voordelen en nadelen van uitbesteden van de salarisadministratie

De voordelen van ‘uitbesteden’ zijn:

  • Je hoeft je niet al te zeer te verdiepen in wetgeving en cao, ook alle veranderingen zullen door de dienstverlener worden bijgehouden en toegepast (mits je een goede dienstverlener hebt).
  • De salarisadministratie vraagt aanzienlijk minder tijd, tijd die je kan besteden aan productontwikkeling, marketing, sales, jouw gezin, hobby of sport.
  • Omdat de betere dienstverlener veel klanten heeft, kan hij/zij de kosten voor het op peil houden van de benodigde kennis verdelen over al die klanten. De prijs van uitbesteden zal daardoor niet veel duurder zijn dan bij ‘zelf doen’.

De nadelen van ‘uitbesteden’ zijn:

  • Je bouwt zelf veel minder kennis op dan bij ‘zelf doen’.
  • Je bent afhankelijk van de kwaliteit van jouw dienstverlener (en de software die hij gebruikt).
  • De externe kosten zullen wat hoger uitvallen.

Stappenplan voor salarisadministratie ‘zelf doen’

Als je besluit om de salarisadministratie zelf ter hand te gaan nemen, moet je een aantal zaken gaan regelen.

De initiële stappen bij loonadministratie zelf doen

  1. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst, als je dat al niet hebt gedaan. Gebruik hiervoor dit formulier “aanmelding werkgever loonheffingen”. Masters netwerk zal je daarin begeleiden.
  2. Ga een contract aan met Masters netwerk voor ‘zelf doen’. De prijs per strook en meer info over onze dienstverlening zie je in onze shop.
  3. Masters netwerk richt vervolgens jouw salarisadministratie in conform wetgeving en eventueel conform CAO en jouw specifieke wensen.
  4. Je ontvangt een beschikking van de Belastingdienst met jouw loonheffingennummer en eventueel met jouw sectorcode, gevolgd door de brief “aangifte loonheffingen jaar xxxx”. Alles stuur je digitaal door naar Masters netwerk. Masters netwerk maakt de inrichting af.
  5. Jij maakt je de software eigen door middel van enkele gratis e-learning programma’s.
  6. Jij voert alle persoons-, fiscale en salarisgegevens van al jouw medewerker in. Vergeet daarbij niet om het kopie ID bewijs, de loonbelastingverklaring en de arbeidsovereenkomst van iedere medewerker op te voeren in het digitaal personeelsdossier.
  7. Masters netwerk doet daarna een initiële controle op de invoer en zal tevens een schaduwrun draaien en controleren.
  8. Als alles in orde is bevonden, wordt de administratie vrijgegeven en gekoppeld aan de overeen gekomen salarisverwerkingsprocedure.
  9. Indien gewenst kan je alle medewerkers een eigen login geven en een app voor de mobiele telefoon waarmee ze hun salarisstroken kunnen inzien, declaraties kunnen indienen en verlof kunnen aanvragen.

De periodieke activiteiten bij loonadministratie zelf doen

  1. Iedere periode zal de klant alle mutaties invoeren, zowel inzake de salaris- en de fiscale gegevens als de persoonsgegevens. Tevens zal de klant nieuwe medewerkers invoeren, medewerkers uit dienst melden en alle mutaties die verder nodig zijn.
  2. Masters netwerk zal periodiek een deelcontrole uitvoeren op de mutaties in de administratie,
  3. Jij draait zelf de salarisrun en de aangifte loonheffingen en verstuurt die naar de Belastingdienst.
  4. Iedere periode maak je de netto salarissen over naar jouw medewerkers en betaal je de loonheffingen conform aangifte aan de Belastingdienst. Betalen kan via SEPA, iDeal of direct.

Stappenplan voor salarisadministratie ‘uitbesteden’

Als je besluit om de salarisadministratie uit te besteden, moet je een aantal zaken gaan regelen.

Dit zijn de initiële stappen bij uitbesteden loonadministratie

  1. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst, als je dat al niet hebt gedaan. Gebruik hiervoor dit formulier “aanmelding werkgever loonheffingen”. Masters netwerk zal je daarin begeleiden.
  2. Ga een contract aan met Masters netwerk voor ‘laten doen’.  De prijs per strook en meer info over onze dienstverlening zie je in onze shop.
  3. Masters netwerk richt alvast jouw salarisadministratie in conform wetgeving en eventueel conform CAO en jouw specifieke wensen.
  4. Je ontvangt een beschikking van de Belastingdienst met jouw loonheffingennummer en eventueel met jouw sectorcode, gevolgd door de brief “aangifte loonheffingen jaar xxxx”. Alles stuur je digitaal door naar Masters netwerk. Masters netwerk maakt de inrichting af.
  5. Masters netwerk zorgt voor de invoer van al jouw medewerker, etc. gegevens en we sluiten dat af met een schaduwrun draaien.
  6. Als alles in orde is bevonden, wordt de administratie vrijgegeven aan de klant en gekoppeld aan de overeen gekomen salarisverwerkingsprocedure.
  7. Indien gewenst krijgen alle medewerkers een eigen login en een app voor de mobiele telefoon waarmee ze hun salarisstroken kunnen inzien, declaraties kunnen indienen en verlof kunnen aanvragen.

Dit zijn de periodieke activiteiten bij uitbesteden loonadministratie

  1. Iedere periode geef jij alle mutaties door aan Masters netwerk middels digitale formulieren of een email.
  2. Masters netwerk zal iedere periode alle mutaties controleren en verwerken, daarna de salarisrun draaien en de aangifte loonheffingen opstellen en versturen naar de Belastingdienst.
  3. Iedere periode maak je de netto salarissen over naar jouw medewerkers en betaal je de loonheffingen conform aangifte aan de Belastingdienst. Betalen kan via SEPA, iDeal of direct.

Conclusies en aanbevelingen

Alles op een rij

  • Zelf doen kan goedkoper zijn dan laten doen, maar pas op voor de verborgen kosten;
  • Zelf doen kost veel tijd (en dus geld);
  • Kennis is key, niemand wil de Fiscus of het UWV met nabetalingen en boetes zien langskomen;
  • Door het niet of onvoldoende benutten van de mogelijkheden op fiscaal en sociaal gebied, laten veel bedrijven (subsidie) geld liggen;
  • Continuïteit is een must, organiseer dat;
  • Je moet de software eerst leren kennen;
  • Je salarisadministratie uitbesteden bespaart je veel tijd en je hebt een aanspreekpunt voor al jouw vragen;
  • Bij uitbesteden hoef je je niet te verdiepen in de complexe wet- en regelgeving;
  • Nadeel van volledig uitbesteden van de salarisadministratie is dat je zelf geen kennis opbouwt;
  • Moderne dienstverleners leveren ook apps voor mobiele telefoon en tablet, bij Masters netwerk is de APP gratis voor al jouw medewerkers;
  • De betere platforms leveren ESS (Employee Self Service) functionaliteiten, de medewerkers kunnen zelf allerlei zaken zelf doen;
  • Die moderne platforms zijn e-HRM systemen en leveren dus ook een personeelsadministratie, een verlof- en verzuimadministratie en andere HR functionaliteiten.

Salarisadministratie of loonadministratie zelf doen of toch uitbesteden?

  • Heb je veel affiniteit met het salaris vakgebied? En genoeg tijd om die kennis bij te houden? Kan je de continuïteit goed organiseren?
    • Ga dan voor de ‘zelf doen’ variant.
    • Zorg dat er een voldoende salarisdeskundigheid beschikbaar is die ook de wet- en regelgeving volgt.
    • Kies een e-HRM systeem dat volledig in de cloud draait en waar je dus samen in kan. Een systeem dat voldoende flexibiliteit kent om jouw behoeften af te dekken. Automatiseer de processen zoveel als mogelijk en gewenst.
  • Heb je geen of weinig tijd, affiniteit of kennis van salarissen?
    • Kies ook dan voor salarisadministratie uitbesteden.
    • Zorg ervoor dat je een dienstverlener hebt die bekwaam is en beschikt over een moderne e-HRM applicatie.
    • Zorg ervoor dat je altijd toegang hebt tot zijn systeem, zodat je zelf alle informatie kunt inzien en wijzigen.

Weet dat de HR & payroll specialisten van Masters netwerk beschikken over het modernste salaris-personeelsplatform.

We helpen je graag verder bij het maken van de juiste keuze.

Meer weten over “De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Gratis e-book: Hoe start ik mijn eigen onderneming?
30 pagina's vol handige tips voor starters én MKB-ondernemers die al op weg zijn.*
*Maandelijks ontvang je daarnaast onze nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen op financieel, fiscaal en personeel gebied. Natuurlijk wordt je e-mailadres nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je het gratis e-book niet wilt ontvangen?
×
×
WordPress Popup Plugin
Shopping cart0
There are no products in the cart!
Continue shopping
0