Salarisadministratie uitbesteden

De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Veel ondernemers worstelen met de vraag: ga ik de salarisadministratie uitbesteden of blijf ik het zelf doen?

De salarisadministratie, ook wel loonadministratie genoemd, is niet het meest makkelijke om zelf te doen. De wet- en regelgeving verandert continu. En de lijst met wijzigingen wordt eerder langer dan korter. Een verandering in het aantal contracturen, een functie- of salariswijziging, een verhuizing of een net verbonden huwelijk.

Daarnaast heb je de maandelijkse of periodieke wijzigingen. Denk aan declaraties, of bij uurloners het aantal uren dat gewerkt is. Alles bij elkaar is de salarisadministratie veel werk. Bovendien is het soms erg lastig, en daarom ook duur.

Wij begrijpen dat je je afvraagt: welke mogelijkheden zijn er in de markt?

Er zijn verschillende vormen mogelijk. In dit artikel bespreek ik er drie:

  • de salarisadministratie volledig uitbesteden ofwel ‘laten doen’
  • de salarisadministratie samen oppakken ofwel ‘samen doen’
  • de salarisadministratie ‘zelf doen’

1. Salarisadministratie uitbesteden: ‘Laten Doen’

Als je jouw salarisadministratie wilt uitbesteden, heb je twee keuzes: een traditionele of een moderne salarisadministrateur.

Kies je voor de traditionele manier, dan leg jij alle mutaties (vaste en periodieke) vast.  Deze mutaties geef jij door aan jouw salarisadministrateur via een e-mail, excelsheet, data-entry programma of papieren formulier.

De dienstverlener voert vervolgens jouw mutaties in het salarisverwerkingssysteem in. Is alles ingevoerd en gecontroleerd, dan start hij de salarisadministratie op. De loonstroken worden uitgeprint, in een envelop gedaan en opgestuurd. Of het wordt als bijlage met een e-mail naar de ondernemer of de medewerker verzonden.

Is dat nou zo efficiënt? Ik denk het niet.

Feitelijk wordt er twee keer informatie vastgelegd en bewerkt. De eerste keer door de ondernemer, de tweede keer door de dienstverlener. Dit maakt deze vorm van uitbesteden onnodig duur.

De nadelen:

  • als klant heb je beperkt toegang tot het salarissysteem;
  • alles is gestandaardiseerd: one size fits all;
  • veel gaat nog met papier;
  • er is nauwelijks dienstverlening rondom een personeels-, verlof- en verzuimadministratie.

Een moderne dienstverlener werkt met een salaris- en personeelsprogramma dat volledig in de cloud is ontwikkeld. Via deze e-HRM applicatie heeft de klant volledig toegang tot zijn eigen informatie, zijn personeelsdossiers en een salaris dashboard.

Ook medewerkers en managers hebben toegang tot onder andere jaaropgaven, salarisstroken en verlof. Dienstverlening rondom de personeel-, verlof- en verzuimadministratie is vaak wel mogelijk. De samenwerking tussen dienstverlener en klant verloopt zoveel als nuttig en nodig is digitaal.

2. Taken verdelen: de salarisadministratie ‘Samen Doen’

Zoals gezegd bieden moderne dienstverleners een e-HRM platform waar de ondernemer toegang heeft tot zijn eigen administratie. Zo kan hij zelf allerlei soorten mutaties digitaal invoeren.

De salarisverwerking wordt in hetzelfde systeem uitgevoerd. Er is dus geen splitsing van systemen en databases, geen conversie of handmatige dubbele invoer zoals bij de traditionele dienstverleners.

Medewerkers kunnen op hun beurt zelf een deel van de invoertaken overnemen. Dat noemen we Employee Self Service of ESS. Of Manager Self Service of MSS, als een manager dat doet. Een medewerker kan bijvoorbeeld prima zelf zijn eigen verlofaanvraag digitaal indienen of een declaratie invoeren. Een manager kan die declaratie of verlofaanvraag vervolgens beoordelen. Op die manier wordt de ‘last’ van het invoeren van de mutaties verdeeld over meerdere personen.

Deze vorm van salarisadministratie noemen we voor het gemak ‘samen doen’. In deze vorm verdelen werkgever en dienstverlener alle taken. De dienstverlener voert de meer complexe mutaties in, controleert en verwerkt alles. Ook houdt hij de wijzigingen in de wet- en regelgeving bij en richt hij het systeem in.

Bekijk hier hoe het in de praktijk werkt.

3. Je salarisadministratie ‘Zelf doen’

De ondernemer kiest een salarispakket, installeert deze op eigen apparatuur, implementeert deze en houdt de inrichting – werkprocessen, personeelsdossier, autorisatie, regelingen – maandelijks en jaarlijks zelf bij.

In deze variant moet de ondernemer beschikken over alle relevante kennis die een salarisadministratie nu eenmaal vraagt. Verder moet de ondernemer rekening houden met inzet voor het applicatiebeheer, zoals nieuwe releases, nieuwe gebruikers, security en inrichtingsaanpassingen.

Bovendien is er ook de nodige kennis en capaciteit nodig. Dat kun je telkens inhuren, maar goedkoop is dat nooit. In mijn ogen is dit slechts weggelegd voor de grotere organisaties (>500 medewerkers), die door hun omvang in staat zijn om de kennis en capaciteit in huis te halen. En te houden; de continuïteit moet tenslotte gewaarborgd zijn.
Naast een salarispakket, kun je ook kiezen voor een oplossing in de cloud. In de markt zie je twee smaken: traditionele pakketten via het internet (web-enabled) en volledige internet oplossingen (web-based)

a. Leveranciers die hun traditionele (Windows) pakketten voorzien hebben van een schil om deze via het internet te laten werken (web-enabled)

De traditionele pakketten via het internet waren ooit bedoeld om op de PC en het netwerk van een klant te draaien. Maatwerk was mogelijk omdat iedere klant een eigen installatie had. Op internet is dat weggevallen. Alle klanten draaien met dezelfde software versie. Dat vraagt een andere vorm van maatwerk.

Traditionele oplossingen kunnen die niet of nauwelijks leveren of slechts tegen hoge kosten. Ook de meeste salaris-servicebureaus werken nog met programmatuur die ooit bedoeld was om op eigen in-huis apparatuur te draaien. Flexibiliteit wordt dan maar mondjesmaat aangeboden. Zij prediken ‘one size fits all’.

b. Leveranciers die hun oplossingen volledig op het internet hebben gebouwd (web-based)

De moderne, volledig op het internet gebouwde oplossingen hebben mijns inziens veel voordelen. Zij zijn ontworpen en gebouwd met het vooruitzicht dat alle klanten met een en dezelfde software versie moeten werken. Zij voorzien wel in de benodigde flexibiliteit.

Ook zijn zij in het algemeen beter voorzien van mogelijkheden voor gebruikersbeheer en beveiliging. Én ze hebben ook allemaal een geïntegreerde salarisverwerking. Dus één programma en één database waarin alles gebeurt.

Salaristechnische kennis nodig

Ook bij de ‘zelf doen’-variant is het noodzakelijk dat er salaris-technische kennis beschikbaar is binnen de eigen organisatie. De supportafdelingen van de meeste leveranciers zijn vaak bemenst met medewerkers die veel afweten van de software, maar slechts zelden veel weten van het vak van salarisadministrateur. Zij doen zelden of nooit de salarisadministratie van klanten. Hun werk is het adviseren in het gebruik van de software. Die salaristechnische kennis moet je in de meeste gevallen dus zelf organiseren.

Alle mogelijkheden op een rij

  • Zelf doen kan goedkoper zijn dan laten doen, maar pas op voor de verborgen kosten;
  • Zelf doen kost tijd (en dus geld);
  • Kennis is key, niemand wil de Fiscus of het UWV met nabetalingen en boetes zien langskomen;
  • Door het niet of onvoldoende benutten van de mogelijkheden op fiscaal en sociaal gebied, laten veel bedrijven (subsidie) geld liggen;
  • Continuïteit is een must, organiseer dat;
  • Je moet de software eerst leren kennen (intuïtieve software heeft dus de voorkeur, lagere leercurve);
  • Je salarisadministratie uitbesteden bespaart tijd, maar is wel iets duurder (per salarisstrook);
  • Bij uitbesteden hoef je je niet te verdiepen in de complexe wet- en regelgeving;
  • Nadeel van volledig uitbesteden van de salarisadministratie is dat je zelf geen kennis opbouwt;
  • Let goed op elk platform je kiest, is ze op het internet gebouwd en dus toekomstbestendig of is ze omgebouwd vanuit een PC/netwerk/windows versie;
  • Moderne dienstverleners leveren ook apps voor mobiele telefoon en tablet;
  • Moderne platforms leveren ESS en MSS functionaliteiten;
  • Moderne platforms leveren ook een personeelsadministratie, een verlof- en verzuimadministratie en een systeem voor functionering.

Welke variant voor het regelen van je salarisadministratie kies je?

  • Heb je veel affiniteit met het salaris vakgebied? Ga dan voor de ‘zelf doen’ variant, maar zorg dat er een goede salarisdeskundige op de achtergrond beschikbaar is die de wet- en regelgeving voor jou volgt en beschikbaar is op de ‘moeilijke’ momenten. Kies een systeem dat volledig in de cloud draait en waar je dus samen in kan. Een systeem dat voldoende flexibiliteit kent om jouw behoeften af te dekken. Automatiseer de processen zoveel als mogelijk en gewenst.
  • Heb je een beetje affiniteit met salarissen en wil je kosten besparen door de gemakkelijke mutaties voor jouw rekening te nemen, kies dan voor de ‘samen doen’ variant. Maak met jouw dienstverlener goede afspraken over de taakverdeling. Kies een systeem in de cloud met veel flexibiliteit en automatiseer de processen zo veel als mogelijk en gewenst.
  • Heb je geen affiniteit met salarissen? Kies dan voor salarisadministratie uitbesteden, oftewel ‘laten doen’. Zorg ervoor dat je een dienstverlener hebt die bekwaam is en beschikt over een moderne e-HRM applicatie die via de cloud werkt. En dat je via dat platform toegang hebt tot zijn systeem, zodat je zelf alle informatie kunt inzien en wijzigen. De HR & payroll specialisten van Masters netwerk beschikken over het modernste salaris-personeelsplatform en zijn stuk voor stuk expert binnen dit vakgebied. Bovendien kunnen zij alle drie de varianten aanbieden zoals in deze blog besproken. We helpen je graag verder bij het maken van de juiste keuze.

Meer over onze dienstverlening

Meer weten over “De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin