salarisadministratie uitbesteden

De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Salarisadministratie in-huis doen of uitbesteden?

Veel ondernemers worstelen met de vraag: ga ik de salarisadministratie uitbesteden of ga ik het zelf doen?

De salarisadministratie, ook wel loonadministratie genoemd, is niet het meest makkelijke om zelf te doen. De wet- en regelgeving verandert continu. En de lijst met veranderingen wordt eerder langer dan korter, denk bijvoorbeeld aan de onlangs geïntroduceerde Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB).

Daarnaast heb je de maandelijkse of periodieke salarismutaties. Denk aan declaraties, of bij uurloners het aantal uren dat gewerkt is. En verder allerlei mutaties in de ‘vaste’ gegevens. Een aanpassing van het aantal contracturen, een functie- of salariswijziging of een verhuizing, alles kan salaristechnisch / fiscaal een uitwerking hebben. Alles bij elkaar is de salarisadministratie veel werk. Bovendien is het soms erg lastig, en daarom ook duur.

Wij begrijpen dat je je afvraagt: welke mogelijkheden zijn er in de markt?

Er zijn verschillende vormen mogelijk. In dit artikel bespreek ik er drie:

  • de salarisadministratie uitbesteden aan:
    • een traditioneel salarisservicebureau
    • een modern salarisservicebureau
  • de salarisadministratie in-huis doen

Salarisadministratie uitbesteden bij salarisservice bureau

Als je jouw salarisadministratie wilt uitbesteden aan een salarisservicebureau, heb je twee keuzes: een traditionele of een moderne salarisadministrateur.

De traditionele salarisdienstverlener

Kies je voor de traditionele manier, dan leg jij alle mutaties (vaste en periodieke) vast.  Deze mutaties geef jij door aan jouw salarisadministrateur via een e-mail, excel sheet, data-entry programma of papieren formulier.

De dienstverlener voert vervolgens, al dan niet geautomatiseerd, jouw mutaties in het salarisverwerkingssysteem in. Is alles ingevoerd en gecontroleerd, dan start hij de salarisadministratie op. De loonstroken worden uitgeprint, in een envelop gedaan en opgestuurd. Of het wordt als bijlage met een e-mail naar de ondernemer of de medewerker verzonden.

De voor- en nadelen

Feitelijk wordt de informatie twee keer vastgelegd en bewerkt. De eerste keer door de ondernemer, de tweede keer door de dienstverlener. Dit maakt deze vorm van uitbesteden onnodig duur.

Overige aandachtspunten:

  • als klant heb je beperkt/ geen toegang tot het salarissysteem;
  • alles is gestandaardiseerd: one size fits all;
  • veel gaat nog met papier;
  • er is nauwelijks dienstverlening rondom een personeelsadministratie of de verlof- en verzuimadministratie, om maar een paar HR taken te noemen.

Sommige organisaties zullen de aandachtspunten zien als voordelen, andere als nadelen.

Voorbeelden van de traditionele dienstverleners zijn ADP, Centric, Raet. Maar er zijn ook vele kleinere dienstverleners die nog met oudere programmatuur en op de traditionele manier werken waarbij de ondernemer zelf niet of nauwelijks toegang / inzicht heeft in zijn salarisadministratie.

De moderne salarisdienstverlener

Een moderne dienstverlener werkt met een salaris- en personeelsadministratie programma dat volledig in de cloud is ontwikkeld. Via deze e-HRM applicaties heeft de klant volledig toegang tot zijn eigen informatie, zijn personeelsdossiers en een salaris dashboard.

Ook medewerkers en managers hebben toegang tot onder andere jaaropgaven, salarisstroken, declaraties en verlof. Dienstverlening rondom de personeel-, verlof- en verzuimadministratie is vaak wel mogelijk. De samenwerking tussen dienstverlener en klant verloopt zoveel als nuttig en nodig is digitaal. Lees hier de mogelijkheden die Masters netwerk biedt.

Taken verdelen 

Zoals gezegd bieden moderne dienstverleners een e-HRM platform waar de ondernemer toegang heeft tot zijn eigen administratie. Zo kan hij zelf allerlei soorten mutaties digitaal invoeren.

De salarisverwerking wordt in hetzelfde systeem uitgevoerd. Er is dus geen splitsing van systemen en databases, geen conversie of handmatige dubbele invoer zoals in een aantal gevallen bij de traditionele dienstverleners.

Medewerkers kunnen op hun beurt zelf een deel van de invoertaken overnemen. Dat noemen we Employee Self Service of ESS. Of Manager Self Service of MSS, als een manager dat doet. Een medewerker kan bijvoorbeeld prima zelf zijn eigen verlofaanvraag digitaal indienen of een declaratie invoeren. Een manager kan die declaratie of verlofaanvraag vervolgens beoordelen. Op die manier wordt de ‘last’ van het invoeren van de mutaties verdeeld over meerdere personen.

In deze vorm verdelen werkgever en dienstverlener alle taken. De werkgever / zijn medewerkers voeren via digitale invoerformulieren of een app op hun mobiele telefoon de eenvoudige mutaties zelf in. De dienstverlener voert de meer complexe mutaties in. Dan controleert en verwerkt de dienstverlener alles. Ook houdt de dienstverlener de wijzigingen in de wet- en regelgeving bij en richt hij het systeem in.

Bekijk hier hoe het in de praktijk werkt.

Je salarisadministratie in-huis doen

De ondernemer kiest zelf een salarispakket, richt deze in voor wat betreft sector, cao, pensioen, koppeling financiële administratie en overige bedrijfsspecifieke zaken. Verder zet hij een gebruikersadministratie en een toegangsdossier op.  Dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks houdt hij de inrichting, zoals werkprocessen, personeelsdossier, autorisatie en regelingen zelf bij.

In deze variant moet de ondernemer beschikken over alle relevante kennis die een salarisadministratie nu eenmaal vraagt.

In mijn ogen is dit slechts weggelegd voor de grotere organisaties (>500 medewerkers), die door hun omvang in staat zijn om de kennis en capaciteit in huis te halen. En te houden; de continuïteit moet tenslotte gewaarborgd zijn. In de markt zie je twee smaken: traditionele pakketten via het internet (web-enabled) en volledige internet oplossingen (web-based)

Web-enabled

Web-enabled houdt in dat de leverancier zijn  traditionele (Windows) pakket voorzien heeft van een schil om deze via het internet te laten werken.

De traditionele pakketten waren ooit bedoeld om op de PC en het netwerk van een klant te draaien. Maatwerk was mogelijk omdat iedere klant een eigen installatie had. Op internet is dat weggevallen. Alle klanten draaien met dezelfde software versie. Dat vraagt een andere vorm van maatwerk. Traditionele oplossingen kunnen die niet of nauwelijks leveren of slechts tegen hoge kosten. Ook veel salaris-servicebureaus werken nog met programmatuur die ooit bedoeld was om op eigen in-huis apparatuur te draaien. Flexibiliteit wordt dan maar mondjesmaat aangeboden. Zij prediken ‘one size fits all’.

Web-based

Web-based houdt in dat de leverancier zijn oplossing volledig op het internet heeft gebouwd.

Deze moderne, volledig op het internet gebouwde oplossingen hebben mijns inziens veel voordelen. Zij zijn ontworpen en gebouwd met het vooruitzicht dat alle klanten met een en dezelfde software versie moeten werken. Zij voorzien veel beter in de benodigde flexibiliteit.

Ook zijn zij in het algemeen beter voorzien van mogelijkheden voor gebruikersbeheer en beveiliging. Én ze hebben ook allemaal een geïntegreerde salarisverwerking. Dus één programma en één database waarin alles gebeurt. Voorbeelden zijn NMBRS en Loket.

Salaristechnische kennis nodig

Ook bij de ‘in-huis’ variant is het noodzakelijk dat er salaristechnische kennis beschikbaar is binnen de eigen organisatie. De supportafdelingen van de meeste leveranciers zijn vaak bemenst met medewerkers die veel afweten van de software, maar slechts zelden veel weten van het vak van salarisadministrateur. Zij doen zelden of nooit de salarisadministratie van klanten. Hun werk is het adviseren in het gebruik van de software. Die salaristechnische kennis moet je in de meeste gevallen dus zelf organiseren.

Alle mogelijkheden op een rij

  • In-huis kan goedkoper zijn dan laten doen, maar pas op voor de verborgen kosten;
  • in-huis kost veel tijd (en dus geld);
  • Kennis is key, niemand wil de Fiscus of het UWV met nabetalingen en boetes zien langskomen;
  • Door het niet of onvoldoende benutten van de mogelijkheden op fiscaal en sociaal gebied, laten veel bedrijven (subsidie) geld liggen;
  • Continuïteit is een must, organiseer dat;
  • Je moet de software eerst leren kennen (intuïtieve software heeft dus de voorkeur, lagere leercurve);
  • Je salarisadministratie uitbesteden bespaart tijd, maar is wel iets duurder (per salarisstrook);
  • Bij uitbesteden hoef je je niet te verdiepen in de complexe wet- en regelgeving;
  • Nadeel van volledig uitbesteden van de salarisadministratie is dat je zelf geen kennis opbouwt;
  • Let goed op elk platform je kiest, is ze op het internet gebouwd en dus toekomstbestendig of is ze omgebouwd vanuit een PC/netwerk/windows versie;
  • Moderne dienstverleners leveren ook apps voor mobiele telefoon en tablet;
  • Moderne platforms als e-HRM systemen leveren ESS en MSS functionaliteiten;
  • e-HRM systemen leveren ook een personeelsadministratie, een verlof- en verzuimadministratie en andere HR functionaliteiten.

Welke variant voor het uitbesteden van je salarisadministratie kies je?

  • Heb je veel affiniteit met het salaris vakgebied? En genoeg tijd om die kennis bij te houden? Kan je de continuïteit goed organiseren?
    • Ga dan voor de ‘in-huis’ variant. Zorg dat er een voldoende salarisdeskundigheid beschikbaar is die ook de wet- en regelgeving volgt. Kies een systeem dat volledig in de cloud draait en waar je dus samen in kan. Een systeem dat voldoende flexibiliteit kent om jouw behoeften af te dekken. Automatiseer de processen zoveel als mogelijk en gewenst.
  • Heb je geen of weinig tijd, affiniteit of kennis van salarissen?
    • Kies ook dan voor salarisadministratie uitbesteden. Zorg ervoor dat je een dienstverlener hebt die bekwaam is en beschikt over een moderne e-HRM applicatie die via de cloud werkt. En dat je via dat platform toegang hebt tot zijn systeem, zodat je zelf alle informatie kunt inzien en wijzigen. De HR & payroll specialisten van Masters netwerk beschikken over het modernste salaris-personeelsplatform en zijn stuk voor stuk expert binnen dit vakgebied. We helpen je graag verder bij het maken van de juiste keuze.

Meer over onze dienstverlening

Meer weten over “De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin
Inhoud winkelmand
There are no products in the cart!
Total
0,00
Continue Shopping
0