Reiskosten op je factuur, hoe doe je dat? 13 juni 2021 Door: Jos Achterberg Ondernemerszaken Je pakt regelmatig de trein naar jouw opdrachtgever. Kun je dit declareren? En hoe zet je dat op de factuur? In dit artikel lees je wanneer je de reiskosten wel en niet kunt declareren. En hoe je die vervolgens in je factuur verwerkt. Mag je reiskosten declareren? Ja, zeker! De Belastingdienst ziet deze kosten als zakelijke kosten. De kosten voor het openbaar vervoer en de zakelijke kilometers die je met je auto maakt, mag je dus aan je opdrachtgever doorberekenen. Hierbij heb je twee opties: het doorberekenen in je uurtarief of je zet de reiskosten apart op je factuur. We leggen ze hieronder iets meer uit. Reiskosten doorberekenen in je uurtarief Je kunt eventuele reiskosten opnemen in je uurtarief. Dat scheelt een hoop administratief werk. Bovendien staat het al vast hoeveel reiskosten je krijgt vergoed, zodra je bij een potentiële opdrachtgever aan tafel schuift. Reiskosten apart op je factuur Niet iedereen is gecharmeerd van een all-in tarief. Sommige opdrachtgevers zullen je vragen om de reiskosten alsnog apart op de factuur te zetten. Hoe zet je reiskosten op de factuur? Maak hierover eerst goede afspraken met je opdrachtgever. Hierbij is het vooral belangrijk dat je bespreekt op welke manier je de reiskosten op de factuur zet. Er zijn namelijk een aantal mogelijkheden. 1. Kilometervergoeding De meest gebruikte manier om kosten bij je opdrachtgever in rekening te brengen is de kilometervergoeding. Voor elke kilometer die je aflegt breng je dan een bedrag in rekening. Er bestaat geen wettelijke regeling die aangeeft hoe hoog deze kilometervergoeding mag of moet zijn. Hier kun je dus zelf met jouw opdrachtgever afspraken over maken. Hoe bereken je een kilometervergoeding? Zet voor jezelf op papier hoeveel kosten je kwijt bent aan brandstof, afschrijving en onderhoud. Op basis hiervan bedenk je dan een passende vergoeding. 2. OV-kosten Pak je regelmatig de trein, bus of tram? Ook deze kosten kun je declareren bij jouw opdrachtgever. Het handigste is om via mijn-ovchipkaart.nl een overzicht van je ritten te downloaden. Deze kun je dan gemakkelijk aan jouw opdrachtgever sturen. Vergeet niet om 9% btw over de kosten te berekenen. 3. Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Een aantal opdrachtgevers werkt met een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Als dat voor jou ook fijn werkt, zet die afspraken dan op papier. Dat geldt overigens voor alle manieren waarop jij de reiskosten in rekening wilt brengen. Door het op schrift te zetten, voorkom je misverstanden. 4. Reistijd Wist je dat je zelfs ook je reistijd kunt declareren? Ideaal als je het fijn vindt om in de trein door te werken. Zo kun je de uren die jij nodig hebt om naar jouw opdrachtgever te reizen tegen (een deel van) jouw uurtarief laten uitbetalen. De meeste zzp`ers hanteren hiervoor 50% van hun normale tarief. Maar meer of minder kan natuurlijk ook. Net wat jij hebt afgesproken met jouw opdrachtgever (en hoe productief je bent). Heeft het fiscale voordelen om reiskosten in rekening te brengen? Ja, zeker. De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de diensten of producten die jij levert. Zodoende moet je er dus ook btw over berekenen. (Dat geldt natuurlijk niet als je van btw bent vrijgesteld.) Hoe bereken je btw over de reiskosten? Als je de reiskosten op de factuur zet, bereken je daarover hetzelfde btw-tarief als je voor jouw geleverde diensten en producten doet. Meestal is dat 21%, in sommige gevallen 9%. Dit geldt ook voor de reiskosten die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer. Je berekent dus niet de 9% die standaard op trein-, bus- en tramkaartjes zit, maar het tarief dat jij gebruikt voor jouw diensten en producten. Btw terugvragen Net zoals bij andere kosten die je als zzp´er maakt, kun je ook de btw over jouw reiskosten terugvragen. Dat doe je bij de aangifte van de omzetbelasting die je ieder kwartaal of iedere maand doet. Reiskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting De reiskosten die jij hebt gemaakt om jouw dienst of product te leveren, zijn dus uitgaven die nodig zijn om jouw omzet te realiseren. Deze kosten zijn dus ook aftrekbaar als je aangifte van de inkomstenbelasting doet. Ga je met jouw eigen auto naar jouw opdrachtgever? Dan geldt dat je € 0,19 per gereden kilometer mag aftrekken van je winst bij de aangifte van de inkomstenbelasting. Wil je nog meer tips voor startende ondernemers? Lees meer Voeg een reactie toe