Nieuw personeel aannemen

Personeel aannemen, waar moet je op letten?

Personeel aannemen?

Je bent druk, erg druk. En de drukte houdt maar aan. Nee zeggen tegen nieuwe klanten doe je niet zo gauw. Personeel aannemen, is dat de oplossing? Of het een zegen wordt of een nachtmerrie, dat ligt vooral aan jou. Als je de dingen goed doet en jezelf goed voorbereidt, vergroot je de kans op een ‘zegen’ fors. Doe je dat niet, dan ligt de ‘nachtmerrie’ op de loer.

Stap 1: de voorbereiding

De eerste vraag die jij jezelf moet stellen is: Wil ik een eigen medewerker of is het beter om (voor de eerste tijd) extra mankracht (zzp’er of uitzendkracht) in te huren?

De twee belangrijkste overwegingen die hier meespelen zijn: is het structureel of tijdelijk te druk voor mij en twee: ken ik de risico’s die kleven aan het werkgeverschap?

De eerste vraag kan alleen jij beantwoorden. De tweede vraag is relevant omdat de werkgeversrisico’s de laatste jaren nog verder zijn toegenomen. Als serieuze ondernemer laat jij je natuurlijk niet tegenhouden door risico’s, maar inventariseer je die risico’s vooraf. Denk bijvoorbeeld aan loondoorbetaling bij ziekte, loondoorbetalingsverplichting bij oproepkrachten, transitievergoedingen, beperking aantal tijdelijke contracten. En neem je tegenmaatregelen voor zover deze mogelijk zijn, zoals verzekeringen, verschillende soorten arbeidsovereenkomsten, een goede werksfeer en persoonlijke aandacht.

Of overweeg payrolling. Payrolling houdt in dat jij zelf het personeel werft en aanstuurt, maar dat het juridisch werkgeverschap dan bij een andere organisatie ligt.

Ik ga er nu even vanuit dat jij kiest voor een eigen medewerker.

Stap 2: stel vast wat een geschikte medewerker is

Wie zoek je? Wat is ‘geschikt’? Om dat vast te stellen zijn de volgende vragen relevant:

  • Wat moet jouw nieuwe medewerker gaan doen?
  • Wat zijn zijn/haar taken en verantwoordelijkheden?
  • Welke bevoegdheden zijn daarbij nodig?
  • Hoeveel kennis, ervaring en overige capaciteiten heeft hij/zij daarvoor nodig?
  • Is er een functiebeschrijving?
  • Heb je voldoende werk voor een volle werkweek of slechts voor een of een paar dagen per week?
  • Welk salaris ben je bereid ervoor te betalen?
  • Is dat salaris marktconform, betaal je niet te veel of te weinig?

 

Start met het opzetten van een functiebeschrijving. Op internet vind je voorbeelden te over. Liever deskundig advies?

Beantwoord al deze vragen voordat je de arbeidsmarkt op gaat. Hoe beter jij voor ogen hebt wie je nodig hebt, hoe gerichter je de arbeidsmarkt kunt benaderen en hoe groter de slagingskans.

Stap 3: begeef je op de arbeidsmarkt

Die is best wel groot. Op dit moment zijn er circa 500.000 werklozen en het aantal werkzoekenden (meer dan 50% van alle werkenden is niet happy in z’n huidige baan) is nog heel veel groter. Maar hoe bereik je ze?

Lees mijn blog met 9 tips hoe je een aantrekkelijke werkgever wordt

Jouw aanpak hangt mede af van de locatie waar jij zit, de functie die je wilt invullen en het budget dat je hebt voor het vinden en selecteren van de juiste kandidaten. Gelukkig zijn er vele werving & selectie (ook wel: recruiting) bureaus die jou kunnen helpen met deze zoektocht. Er zijn ook kanalen die minder of geen budget vragen. Denk bijvoorbeeld aan het UWV, de vele werkgeverservicepunten of de vele websites waar jij jouw vacature al dan niet gratis kunt aanmelden, zoals Indeed.nl, Randstad.nl, Vacatures.nl en Jobbird.nl.

Let op: bij een aantal websites worden er bij het vinden van een geschikte kandidaat kosten in rekening gebracht. Zorg dat je dat vooraf goed hebt uitgezocht.

Stap 4: voeren van sollicitatiegesprekken

Je gaat nu gesprekken voeren met de gevonden kandidaten. Tenminste met die kandidaten die jij het meest geschikt vindt op basis van hun CV, brief en eventueel telefoongesprek. De kandidaten die je niet uitnodigt, stuur je uiteraard netjes een bedankbriefje waarin je kort aangeeft waarom zij niet worden uitgenodigd voor het vervolgtraject. Zorg dat je bij de selectie niet discrimineert op geloof, levensovertuiging, ras, leeftijd en geslacht.

Let in de selectiegesprekken niet alleen op de harde eisen (diploma’s, ervaring, en behaalde resultaten), maar ook op houding en gedrag, motivatie, normen en waarden van de kandidaat. Past dat bij jouw klanten, past dat bij jou?

Het voeren van een sollicitatiegesprek is lastig voor zowel de kandidaat als werkgever. Als de kandidaat serieus is, heeft hij/zij zich al verdiept in jouw bedrijf. Vraag daar dus naar. Stimuleer de kandidaat om vragen te stellen. Vertel zelf kort iets over jou, jouw bedrijf en de functie. Bereid zelf ook wat vragen voor, maar voorkom dat je vragen stelt die al uit de CV blijken.

Volgens de wet mag je sollicitanten niet vragen naar privézaken, zoals gezondheid, geaardheid, geloof of een kinderwens. Het wordt mijns inziens veel te weinig gedaan, maar ga ook referenties na en vraag de kandidaat vóóraf om een kopie van alle diploma’s mee te nemen naar het gesprek.

Met de kandidaat die nu het beste past in jouw toekomstbeeld maak je afspraken over onder andere het salaris, een reiskostenvergoeding, aantal vakantiedagen, een auto van de zaak, telefoon of laptop, de datum waarop hij/zij begint, de duur van de overeenkomst (vast/tijdelijk), het aantal uur per week en eventuele opleidingen.

Stap 5: de arbeidsovereenkomst

Als jij met de ideale kandidaat een akkoord hebt, wordt er een arbeidsovereenkomst opgemaakt waarin al die afspraken zijn opgenomen. Er zijn gratis voorbeelden te vinden op internet, maar arbeidsovereenkomsten opstellen is vakwerk en een goede overeenkomst kan je later veel narigheid (en geld) besparen. Daarbij komt dat de wetgeving voortdurend in beweging is. De modellen die op internet te vinden zijn, zijn vaak deels verouderd. Zorg ook dat de kandidaat de overeenkomst ondertekent.

Lees ook: wat zijn de algemene bepalingen van een arbeidsovereenkomst?

Stap 6: voorbereiding op de indiensttreding

Voordat de nieuwe medewerker daadwerkelijk bij jou aan de slag gaat, kan je al een aantal zaken voorbereiden. Denk aan:

  • Auto van de zaak bestellen
  • Werkplek in orde maken
  • PC / laptop en andere attributen als software licenties bestellen en installeren
  • Verzekeringen afsluiten tbv medewerker of bestaande verzekeringen aan laten passen, bijvoorbeeld pensioen, ongevallen, bedrijfsaansprakelijkheid.
  • Je hebt nu een loonadministratie of salarisadministratie nodig.
    • Ga je de salarisadministratie zelf doen, wil je de loonadministratie samendoen met een deskundige of besteed je de salarisadministratie liever helemaal uit?
  • Wellicht heb je dan ook een salarisadministrateur, boekhouder, fiscalist of accountant nodig.
  • Zorg dat je een relatie aangaat met een Arbodienst t.b.v. ziekteverzuim (preventie, begeleiding, re-integratie, enzovoorts).
  • Werkgevers met personeel zijn verplicht een zogenaamde RiE (risico- inventarisatie en -evaluatie) op te stellen (arbodienst kan helpen).
  • Denk ook eens na over het digitaliseren van het personeelsdossier en de administratie, lees hiervoor mijn blog over de voordelen van digitale loonstroken.
  • Zorg voor een kopie van de identiteitspapieren van de nieuwe werknemer. Deze moet je wettelijk opnemen in jouw personeelsadministratie.
  • Maak een plan om de nieuwe medewerker zo snel als mogelijk en gewenst in te werken.

 

Stap 7: de eerste werkdag

De eerste indruk is belangrijk. Zorg dus dat er een goede werkplek klaar staat voor de nieuwe medewerker. Over de eerste werkdag wordt nog tijden gesproken, als je het goed aanpakt. Dus:

  • Maak er een feestelijk moment van.
  • Stel hem/haar voor aan de andere medewerkers, aan leveranciers, partners en klanten (hoeft niet allemaal op de eerste dag ;).
  • Maak hem/haar wegwijs op kantoor en op de werkplek.
  • Laat zien hoe jij wilt dat de telefoon wordt opgenomen en hoe de belangrijkste toepassingen werken.
  • Zorg ervoor dat er iemand de eerste tijd (week/weken) beschikbaar is om de nieuwe medewerker te begeleiden, te coachen en kennis over te dragen.

 

Meer weten over personeel & organisatie? Lees ook:

14 tips bij het inhuren van tijdelijk personeel

Daarom kunnen ook jouw medewerkers HR-taken uitvoeren

Meer weten over “Personeel aannemen, waar moet je op letten?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin