Online boekhouden, hoe start je?

Online boekhouden, internet boekhouden of boekhouden in de cloud wordt door velen gezien als een oplossing die speciaal bedoeld is voor zzp’ers en kleine eenmanszaken. En het klopt dat kleine ondernemers veel baat hebben bij online boekhouden, online salarisadministratie, online urenregistratie en ga zo maar door. Maar de voordelen die een zzp’er of kleine bv heeft, gelden echter net zo voor grotere ondernemingen.

Voordelen voor grotere ondernemers

Hieronder de voordelen van een online boekhoudpakket ten opzichte van pakketten in eigen beheer:

• Je hebt geen hardware nodig, anders dan een werkstation, laptop of tablet met een internetaansluiting;
• Er is geen technisch beheer nodig. Je hoeft zelf geen updates te plaatsen, tabellen te converteren en te zorgen voor technische beslommeringen rondom koppelingen (integraties) met andere systemen zoals de bank;
• Je werkt altijd met de nieuwste versie van de programmatuur. Leveranciers updaten met grote frequentie hun systemen waardoor foutoplossingen, verbeteringen en uitbreidingen veel sneller ter beschikking komen;
• Jouw boekhoudpakket is 24/7 en overal ter wereld beschikbaar en bereikbaar. Je bent dus niet meer gebonden aan kantoor en kantoortijden;
• Doordat tegenwoordig alle moderne systemen op het internet worden gebouwd, zijn koppelingen veel gemakkelijker realiseerbaar. De koppelingen zijn ook meestal dynamisch, dat wil zeggen: onmiddellijk. Een mutatie in het ene systeem wordt direct doorgegeven aan het andere systeem;
• Voor heel veel systemen is een app beschikbaar voor jouw mobiele telefoon. Probeer dat maar eens te realiseren met een pakket in eigen beheer.

 

Oké, ik ben overtuigd, ik wil online boekhouden.

Maar welk pakket, welke oplossing moet ik dan kiezen?

Het antwoord op die vraag vind je als volgt:

Stap 1: Ga na wat jij nodig hebt

Hoe wil jij dat een en ander verloopt?

Ga je zelf de boekhouding doen of laat je een (groot) deel over aan jouw boekhouder of accountant. Met boekhouding bedoel ik niet het opstellen van de jaarrekening of een VPB- of IB-aangifte, maar het verwerken van transacties in de boekhouding. Let daarbij op dat de informatiestroom bij jou begint. Jij ontvangt de facturen en de bonnetjes van jouw toeleveranciers. Jij stuurt zelf facturen uit naar jouw klanten. Het begint dus bij jou.

Welke software heb je nodig?

Inventariseer ook welke andere programmatuur jij nodig hebt om jouw onderneming te runnen. Misschien heb je een projecten- en urensysteem of gebruik je al een online facturatiesysteem. Heb je misschien een CRM/klantensysteem of een webshop of een kassa systeem in jouw winkel?

Welke systemen moeten informatie aan elkaar doorgeven? Bedenk dat een klant onder meer voorkomt in jouw CRM-systeem, in een projectensysteem en in de boekhouding. En het is niet efficiënt, en een bron van toekomstige fouten, als je dat handmatig in verschillende systemen moet bijhouden.

Inzicht in jouw onderneming

Bedenk je vervolgens ook welke periodieke informatie en rapportages je nodig hebt om inzicht te krijgen en te houden in het wel en wee van jouw onderneming. Veel moderne pakketten hebben zogenaamde dashboards waarop je in één oogopslag de belangrijkste indicatoren kunt aflezen. Denk aan saldi openstaande debiteuren en crediteuren, verkorte winst en verliesrekening en te betalen btw saldo.

Welke eisen heb je?

Inventariseer ook welke andere bijzondere eisen je hebt. Heb je personeel, heb je veel leveranciers binnen of buiten de EU, heb je veel klanten binnen of buiten de EU? Heb je te maken met meerdere valuta, met omwisselkoersen, met verschillende btw-wetgeving. En als je bijvoorbeeld een franchisenemer bent, welke eisen stelt de franchisegever aan jouw periodieke rapportages?

Wat doe je zelf en wat besteed je uit?

Voor de meeste van jullie geldt dat allemaal niet. Ga wel na of jij zelf de btw-aangifte wilt doen, jouw inkomende facturen wilt boeken, de brandstof- en andere bonnetjes wilt inscannen en verwerken, dat soort zaken. En welke rol jij jouw accountant toedicht. Verwerkt die ook of controleert hij alleen maar?

Jaarrekening en IB-aangifte

In verreweg de meeste gevallen zal het opstellen van de fiscale en/of economische jaarrekening en de IB- of VPB-aangifte altijd door een specialist moeten worden uitgevoerd. Het is vaak ‘penny wise, pound foolish’ om dit zelf te willen doen.

Zet alle eisen en wensen die je hebt in een lijstje. Zo vergeet je later niets.

N.B. Het versturen en ontvangen van facturen gebeurt in Nederland al voor het overgrote deel digitaal, de Nederlandse overheid heeft zelfs al bepaald dat zij geen papieren facturen meer wenst te ontvangen. Alles moet daar digitaal. Die kant gaat ook het bedrijfsleven op. Dat is de toekomst.

Stap 2: Overleg met jouw boekhouder of accountant

Welke programmatuur wordt daar gebruikt? Is dat ook online? Als dat vandaag de dag nog niet is, denk dan serieus na over een andere accountant. Grote kans dat jouw accountant onvoldoende meegaat met de moderne tijd en de mogelijkheden voor hemzelf en zijn klant niet goed weet te waarderen. Negen van de tien keer betaal je dan ook nog eens veel te veel.

Welke software gebruikt jouw accountant?

Beschikt jouw accountant wel over moderne, online programmatuur, ga dan met hem na welke mogelijkheden die programmatuur biedt en of dat voldoende is voor jouw wensen.

Gaan jouw wensen veel verder dan de programmatuur kan bieden, overleg dan met de accountant over de mogelijkheden van iets anders. Veel accountants gebruiken meerdere applicaties en zijn ook bereid om met meerdere applicaties te werken.

Lukt het niet om met jouw accountant tot overeenstemming te komen, dan gaan we door met de derde stap.

Stap 3: Marktonderzoek

Er zijn behoorlijk veel boekhoudpakketten in de cloud beschikbaar. En ze kunnen allemaal boekhouden. De meeste pakketten beschikken inmiddels ook over geautomatiseerde koppelingen met de KvK en de bank. Maar check of ook jouw bank wordt ondersteund.

Met veel, maar niet alle pakketten kun je zelf de btw-aangifte doen. En er zijn veel leveranciers die een servicedesk aanbieden, maar lang niet allemaal. Die servicedesks hebben ook wisselende kwaliteiten. Met behulp van Google of Binq kom je snel achter allerlei ervaringen van anderen. Kijk daar ook naar.

Wat zijn de kosten per maand?

Op haast alle websites vind je ook de abonnementsprijzen die je maandelijks moet betalen om gebruik te kunnen maken van het pakket. Daar zitten best wel behoorlijke verschillen in.

Selecteer vier of vijf pakketten die voor jou betaalbaar zijn en ga aan de hand van jouw lijstje met eisen en wensen na welke pakketten het beste bij jou passen. De meeste websites hebben lijstjes met functionaliteiten beschikbaar waarmee jij dit onderzoekje prima kunt doen.

Functionaliteiten

De inhoud van een bepaalde functionaliteit hoeft niet altijd precies overeen te komen met de eisen die jij er aan stelt. Bijvoorbeeld: veel leveranciers bieden een dashboardfunctionaliteit, maar de verschillen tussen het ene dashboard en het andere kunnen enorm zijn. Je moet dan toch iets dieper in die materie duiken om te bezien welke het beste past. Gebruik daar bijvoorbeeld een proefperiode voor.

Wat zijn de ervaringen?

Vervolgens ga je met de beste twee in gesprek. Kijk na welke ervaringen anderen hebben met deze leverancier. Maar ook: hoe word jij zelf te woord gestaan. Moet je nu al eindeloos wachten om iemand aan de lijn te krijgen, dan is het wegwezen. Zijn de antwoorden op de vragen die je hebt vaag en omslachtig, dan is een gezonde portie wantrouwen op zijn plaats.

Heb je het idee dat je een goede leverancier en het ultieme pakket hebt gevonden? Vraag dan een proefpakket aan, dat is meestal kosteloos.

Stap 4: Selecteer een boekhouder of accountant

Heb je eenmaal jouw ideale pakket gevonden, dan is het zaak om een goede accountant of boekhouder te selecteren die jou, jouw manier van werken en jouw pakket ondersteunt.

Veel leveranciers hebben op hun website een lijst staan met kantoren die hun software gebruiken. Mijn eigen ervaring is dat die lijsten helaas vaak behoorlijk verouderd zijn.

Wat is de rol van de accountant?

Die accountant ga je gebruiken als vraagbaak, als controleur van jouw werk, als rapporteur (van onder meer de jaarrekening en aangiften) en vooral ook om jou van advies te voorzien op alle mogelijke gebieden.

Zal ik een nieuwe medewerker aannemen, is een investering voor een nieuwe bestelauto of machine mogelijk, hoe zit het met de aftrek van buitenlandse btw, zijn mijn kosten voor huisvesting niet te hoog, ik heb een aanvaring met een werknemer, hoe kan ik dit het beste aanpakken?

Succes met de selectie.

En kom je er niet uit, neem dan contact op met mij.