Wat kun je met digitale mutatieformulieren?

Digitale mutatieformulieren uitgelegd

Nog niet zolang geleden gingen alle personeel- en salarismutaties op de post of in een e-mail of een pdf’je naar de salarisadministratie, de accountant of boekhouder, die de informatie vervolgens overtypte in het salarissysteem. Efficiënt? Niet echt. En betaalbaar al helemaal niet. Gelukkig beschikt ons e-HRM systeem over digitale mutatieformulieren waarmee het beter, sneller en goedkoper kan.

Standaard mutatieformulieren

Er zijn mutatieformulieren beschikbaar voor alle mogelijke gebeurtenissen. Van adresmutatie tot declaratie, van roosteraanpassing tot salarismutatie.

De ondernemer krijgt toegang tot het systeem en een scherm met een formulier. Het formulier zelf is al zoveel mogelijk door het systeem zelf ingevuld met informatie uit het systeem.

Bij het doorgeven van de uren van jouw personeel zijn alle namen al ingevuld. Je hoeft alleen nog maar de uren in te voeren. Zo vergeet je geen medewerker meer (wat vroeger regelmatig gebeurde) en je hoeft veel minder in te voeren. Je klikt op ‘verzenden’ en klaar is kees.

De dienstverlener krijgt het ook een stuk gemakkelijker. Hij ontvangt en opent het formulier, controleert de inhoud en geeft daarna (al dan niet) zijn fiat. Alle gegevens worden direct in het systeem opgenomen en zijn klaar voor verwerking.

Een mutatie eerst goedkeuren

Een formulier kan ook een bepaald pad moeten afleggen. Bijvoorbeeld als een adresmutatie of een verlofaanvraag eerst moet worden goedgekeurd door de ondernemer of een manager. Na goedkeuring gaat de mutatie pas naar de salarisverwerker.

Zo’n volgorde van gebeurtenissen is in te stellen als een workflow of werkproces.

Voorbeeld digitaal mutatieformulier ‘aanpassing salaris’

In dit formulier selecteer je eerst de medewerker om wie het gaat. Het systeem toont daarna de eerstvolgende salarisverwerkingsmaand als ingangsdatum en het huidige salaris (3450) als referentie. Je vult het nieuwe bruto salaris (3550) in of je kiest het overeengekomen bruto salaris vanuit een salaristabel. Nadat je op ‘volgende’ klikt, verschijnt het volgende scherm:

Als je akkoord bent, druk je op ‘verzenden’. Masters netwerk doet de rest.

Tot slot

Wil je meer weten over (uitbesteden van)

• de personeelsadministratie
• de salarisadministratie
• jouw boekhouding
• alle fiscale aangiften inclusief fiscale advisering

Op de website van het Masters netwerk is veel informatie beschikbaar. Bovendien vind je in onze kennisbank heel veel informatie over ondernemerschap en wet- en regelgeving. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied. Ook ondersteunen wij, samen met onze partners, ondernemers op andere gebieden als:

• online marketing
• oprichten rechtspersonen
• arbeids-juridische ondersteuning
• aanschaf softwarelicenties voor boekhouden en meer.

Neem eens een kijkje in onze webshop met mooie aanbiedingen voor slimme ondernemers.