Wat is een loonadministratie? 21 oktober 2020 Door: Jos Achterberg De loonadministratie uitgelegd In een loonadministratie houd je alle financiële en fiscale gegevens over jouw medewerkers. Denk aan het salaris, declaraties, vergoedingen en inhoudingen en alles wat verder nodig is om periodiek (maandelijks, vier-wekelijks of wekelijks) een juiste loonstrook te produceren. Verder bevat de salarisadministratie ook aale berekende resultaten waaronder de loonstroken, de loonstaat, de fiscale aangiften en de verschillende jaaroverzichten. Maar niet alle werkgevers zijn verplicht om een loonadministratie bij te houden. Wanneer moet je een loonadministratie bijhouden? Je bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als je voldoet aan deze drie voorwaarden: je hebt personeel in dienst (één of meer) het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden als werkgever ben je een inhoudingsplichtige Loonheffing en loonadministratie Heb je één of meer medewerkers in dienst en betaal je ze loon, dan ben je ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen. Voldoe je niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. Je bent dan dus ook niet verplicht een loonadministratie bij te houden. Wat is de definitie van loon? ‘Werknemer’ en ‘loon’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon’ als je het hebt over de loonheffingen, dan als je kijkt naar het arbeidsrecht. Voor het arbeidsrecht is ‘loon’ dat wat je ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon’. Loon heeft trouwens veel synoniemen. Wat dacht je van: salaris, tantième, soldij, honorarium, stipendium. Als we spreken over loon, dan bedoelen we ook alle synoniemen. Wat is de definitie van een werknemer? Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn. Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding. Wat is een inhoudingsplichtige? Als werkgever met personeel ben je inhoudingsplichtig. En als zodanig heb je de volgende verplichtingen en verantwoordelijkheden: bijhouden van een loon/salarisadministratie en een personeelsadministratie. Dit houdt onder meer in: opstellen en bewaren van de loonstaten (zie model loonstaat 2019) inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen (=loonbelasting én premies sociale verzekeringen) via de aangifte loonheffing jaarlijks verstrekken van de jaaropgave aan iedere werknemer verstrekken van een loonstrook aan de werknemer verplichtingen bij indiensttreding van een nieuwe werknemer (kopie identiteitsbewijs, e.d.) bewaren van administratieve gegevens De salarisadministratie moet je 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht. Uitbesteden of zelf doen van de salarisadministratie? Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. Je hebt niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met CAO’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en de risico’s op boetes, maar ook het risico dat je geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn alom aanwezig. Uitbesteden aan een specialist is dan verstandig. Tot slot Wil je meer weten over (uitbesteden van) de personeelsadministratie de salarisadministratie jouw boekhouding het opstellen van de jaarrekening alle fiscale aangiften inclusief fiscale advisering Op de website van het Masters netwerk is veel informatie beschikbaar. Bovendien vind je in onze kennisbank heel veel informatie over ondernemerschap en wet- en regelgeving. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten. Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied. Ook ondersteunen wij, samen met onze partners, ondernemers op andere gebieden als: online marketing oprichten rechtspersonen arbeids-juridische ondersteuning aanschaf softwarelicenties voor boekhouden en meer. Neem eens een kijkje in onze webshop met mooie aanbiedingen voor slimme ondernemers. lonen blijven lastig, uitbesteden is vaak de beste oplossing Masters netwerk, jouw betrouwbare partner voor de loonadministratie Voeg een reactie toe