Wat is een digitaal personeelsdossier?

13 december 2017
Door:

Wat is een digitaal personeelsdossier?

Een digitaal personeelsdossier bestaat uit een personeelsdatabase met de salaris– en personeelsadministratie, aangevuld met documenten. Documenten kunnen zowel in papieren vorm als in digitale vorm voorkomen.

In dit artikel gaan we ervan uit dat alle papieren documenten zijn of worden gedigitaliseerd.

Personeelsdatabase

In de personeelsdatabase bevinden zich tabellen met gegevens over onder andere adres, opleiding, salaris, verlof en verzuim.

Alle gegevens zijn te raadplegen door de werkgever, manager en de medewerker. Uiteraard afhankelijk van de rechten die iemand heeft toegewezen gekregen.

Via de app en door in te loggen op het e-HRM platform kom je bij de gegevens. In een personeelsdatabase vind je zo een groot deel van de informatie van een persoon terug.

personeelsdossierPersoneelsdocumenten

Alle documenten en overzichten die worden geproduceerd door de software slaat het e-HRM systeem op in het digitale dossier. Voorbeelden zijn de loonstrook, de jaaropgave, de loonjournaalposten.

De werkgever, manager of medewerker kunnen ook zelf documenten toevoegen. Denk aan de loonheffingsverklaring, een diploma, een verklaring goed gedrag en de getekende arbeidsovereenkomst. Het is ook mogelijk om op basis van templates documenten op te laten maken en die vervolgens via een workflow rond te laten gaan voor ondertekening.

Documenten toevoegen

In het e-HRM systeem kun je documenten opslaan op het niveau van het bedrijf en op het niveau van de medewerker.

Digitaal personeelsdossier documenten toevoegen
Digitaal personeelsdossier documenten toevoegen

Je kunt een document toevoegen aan een bedrijf of een medewerker. Ga hiervoor naar het niveau waaraan je het document wilt toevoegen en klik op ‘Documenten Bedrijf op bedrijfsniveau’ of  op ‘Documenten medewerker op medewerkersniveau’. Je kunt één document per keer toevoegen.

Digitaal personeelsdossier documenten bedrijf
Digitaal personeelsdossier documenten bedrijf

Klik op ‘BedrijfDocument toevoegen’. Vervolgens kom je in het volgende scherm terecht:

Digitaal personeelsdossier document selecteren
(Digitaal personeelsdossier document selecteren)
  1. Selecteer een bestand, of sleep een bestand naar dit vlak.
  2. Selecteer het document type, de volgende opties zijn mogelijk:
  • Bedrijfslogo
  • Contract
  • Handleiding
  • Loonbelastingverklaring
  • Medewerkerlogin document (dit document wordt zichtbaar voor de medewerkerlogins)
  • Mutatieformulier
  • Overig
  • Werkvergunning

Optioneel kun je een documentnummer invoeren, bijvoorbeeld het werknemernummer gevolgd door een volgnummer. Je kunt een korte beschrijving van het document invoeren, als de naam van het bestand niet duidelijk genoeg is. En je kunt een geldigheidsduur (begin- en einddatum) van het document opgeven.

  1. Klik op Opslaan.

Let op:

  • Wanneer je op debiteurniveau een document toevoegt met type Medewerker-login document, wordt dit document zichtbaar voor alle medewerkers van de debiteur. Je kunt het document op debiteurniveau terugvinden/verwijderen.
  • Wanneer je op bedrijfsniveau een document toevoegt met type Medewerker-login document, wordt dit document zichtbaar voor alle medewerkers van het bedrijf. Je kunt het document op bedrijfsniveau terugvinden/verwijderen.

Tot slot

Wil je meer weten over (uitbesteden van)

Op de website van het Masters netwerk is veel informatie beschikbaar. Bovendien vind je in onze kennisbank heel veel informatie over ondernemerschap en wet- en regelgeving. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied.

Ook ondersteunen wij, samen met onze partners, ondernemers op andere gebieden als:

Neem eens een kijkje in onze webshop met mooie aanbiedingen voor slimme ondernemers.

Meer weten of hulp nodig met jouw personeel- salarisadministratie?

Neem contact op voor meer informatie en ondersteuning

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin
Inhoud winkelmand
There are no products in the cart!
Total
0,00
Continue Shopping
0