dienstverlener selecteren

Hoe selecteer je de juiste dienstverlener?

23 november 2016
Door: Tags:

Het selecteren van een financiële dienstverlener die goed bij jou past, is best lastig. Er zijn er zoveel. Hoe weet je nu wat voor jou het beste is en wie voor jou de beste is? In deze blog geef ik je een paar handreikingen.

Bekwame dienstverleners

Een ondernemer, nee, iederéén is goed in een aantal dingen. Het is erg belangrijk te weten waar jij goed in ben, waar je verstand van hebt. De meeste weten dat wel. Maar het is minstens zo belangrijk om te weten op welke onderwerpen dat niet zo is. We noemen dat ‘bewust onbekwaam’ zijn. Succesvolle Ondernemers en Managers weten op welke onderwerpen ze ‘bewust onbekwaam’ zijn. Zij hebben ervoor gezorgd dat ze op die gebieden worden ondersteund door ‘bekwame’ dienstverleners. Maar hoe kies je nu de juiste dienstverlener?

Wees objectief

Ga niet uitsluitend af op jouw onderbuik, jouw intuïtie, maar objectiveer zo veel als mogelijk wat jij wil.

Maak het SMART:

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Acceptabel
  • Realistisch
  • Tijdgebonden

 

Wat zijn jóuw criteria

Ga altijd uit van jezelf. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

  • Hoe wil jij de samenwerking laten verlopen?
    • Hoe vaak wil je contact?
    • Is één contactpersoon een must of mogen dat er ook meerdere zijn?
    • Welke contacten kunnen/mogen digitaal verlopen, welke heb je liever persoonlijk?
  • Wat wil jij uitbesteden aan de dienstverlener en wat wil je zelf (blijven) doen?
  • Wil je een vaste prijs per salarisstrook/jaarrekening/aangifte/BV of een tarief per gewerkt uur?
  • Welk budget wil jij maximaal uitgeven (wees daarbij wel realistisch)?
  • Hoe wil jij gefactureerd worden? Gedetailleerd of is één regeltje voldoende?

 

En meer algemeen:

  • Hoe is de continuïteit gewaarborgd bij deze dienstverlener?
    • Je wilt tenslotte niet dat bijvoorbeeld jouw salarisadministratie in het honderd loopt als de continuïteit niet goed is geregeld.
    • De heisa die je krijgt met jouw personeel als de salarisbetalingen niet goed zijn of achterlopen kan veel negatieve publiciteit veroorzaken.
    • En bedenk daarbij ook: Voor de wet is de ondernemer eindverantwoordelijk en jij zal dus eventuele boetes en naheffingen moeten betalen!
  • Als er sprake is van een abonnement:
    • Welke activiteiten vallen er binnen het abonnement en welke vallen er buiten (de zogenaamde Service Level Agreement of SLA)?
    • Welk uurtarief wordt er door de dienstverlener gehanteerd voor zaken buiten het abonnement?
  • Als de wegen zich ooit gaan scheiden (en dat zullen ze), hoe ondersteunt jouw dienstverlener de overgang naar de nieuwe dienstverlener?
    • en welke kosten zijn daaraan verbonden?

Doe zelfonderzoek

Om bovenstaande vragen te beantwoorden, dien je dus wat zelfonderzoek te doen. Schrijf op wat je daarbij tegenkomt. Dit zijn jouw ijkpunten. Alleen als blijkt dat niemand aan jouw punten kan voldoen, als de wereld anders in elkaar blijkt te steken dan jij dacht, kun je van deze punten afwijken.

Klik met de organisatie

Als na afloop van jouw onderzoekje blijkt dat er een aantal dienstverleners ongeveer gelijk zijn, ga dan met iedereen praten en onderzoek met welke partij er een goede klik is. Bedenk daarbij wel dat de persoon waarmee je in deze fase in gesprek bent, niet de persoon hoeft te zijn die je tijdens de rit zal ondersteunen. Vraag daar ook naar.

De klik moet vooral met de organisatie zijn (cultuur, omgangsvormen, flexibiliteit, organisatievorm of -omvang) en minder met de persoon. Je kan een uitzondering maken als je met de dienstverlener zelf aan tafel zit, maar bedenk daarbij wel dat die medewerker morgen ergens anders kan werken.

Wat je mag verwachten

Bovenstaande criteria kun je gebruiken voor álle soorten financiële dienstverleners. Hieronder schetsen we wat je van een moderne dienstverlener mag verwachten. Hierbij zoom ik specifiek in op de personeels- en salarisadministratie.

  • Een moderne dienstverlener geeft de klant niet alleen zijn uren en kennis, maar ook toegang tot een e-HRM applicatie waarbinnen de administratie wordt gevoerd.
  • Een e-HRM applicatie die 24/7 beschikbaar is – onderhoudswerkzaamheden daargelaten.
  • De Ondernemer (en het personeel) kan via de e-HRM applicatie zelf allerlei werkzaamheden uitvoeren
    • in plaats van de mutaties in een e-mail te zetten.
  • Digitale loonstroken en andere documenten die jouw managers en medewerkers kunnen inzien via desktop/laptop, tablet en mobiele telefoon.
  • De Ondernemer krijgt toegang tot het (management)rapportagesysteem van de applicatie
    • om op het moment dat hij/zij dat nodig acht, zelf jouw informatiebehoefte in te vullen
    • je bent niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid en de levertijd door de dienstverlener
  • Een digitaal personeelsdossier. Met de nieuwe wetgeving is dit nog belangrijker geworden. Denk aan langdurig verzuim en disfunctionerende medewerkers.
  • Een goede verlofadministratie en verzuimadministratie, uiteraard met ondersteuning van Wet Verbetering Poortwachter.
  • Een personeelsadministratie met Opleidingen, Verstrekkingen, leaseauto’s.
  • Signaleringen zijn handig, zoals een signaal dat een tijdelijk dienstverband binnenkort gaat aflopen.
    • Ben je te laat met opzeggen, dan kan jouw medewerker recht hebben op een vast dienstverband
  • In een aantal branches, zoals Retail, Horeca, Zorg en Kinderopvang, zijn werkroosters c.q. personeelsplanning erg belangrijk.
    • Zorg voor een oplossing die jouw medewerkers in staat stelt om met hun mobiele telefoon met het systeem te communiceren.
    • Zorg er ook voor dat het planningssysteem alle mutaties direct en ‘onder water’ doorgeeft aan de salarisadministratie. Dubbel invoeren is zo inefficiënt.

Bepaal zelf wat je gebruikt

Dit zijn nog maar een paar van de mogelijkheden die moderne systemen en moderne dienstverleners voor de personeels- en salarisadministratie kunnen leveren. Met het moderne e-HRM platform van Masters in Payroll & HR (NMBRS) bepaal jij zelf wat je ervan wilt gebruiken en wat niet. Je betaalt dus nooit voor iets dat je niet gebruikt.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met een van onze HR & payroll specialisten. Of vul ons contactformulier in. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.

 

Meer weten over “Hoe selecteer je de juiste dienstverlener?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin
Inhoud winkelmand
There are no products in the cart!
Total
0,00
Continue Shopping
0