hoe bepaal je het salaris

Hoe bepaal je het salaris voor jouw werknemers?

Hoe bepaal je het salaris voor jouw werknemers? Hoe weet je of het passend en marktconform is? Wat is het minimumloon? En wanneer moet je een kostenvergoeding betalen? In dit blog lees je alles over het berekenen van het salaris.

Hoe bepaal je het salaris?

In principe ben je als werkgever vrij om met jouw werknemer een loon overeen te komen. Er zijn echter beperkingen en regels waar je je aan moet houden. Die komen uit de wet of uit de betreffende cao. Hieronder bespreken we de meeste.

Wat is het minimumloon?

Er bestaat zoiets als de wet minimumloon (WML). Die bepaalt dat iedere werknemer recht heeft op een minimumbedrag aan vergoeding.

Als er een cao van toepassing is, en die schrijft een bepaald minimum salaris voor, dan ben je als werkgever verplicht om jouw werknemer minimaal dat salaris te geven. Hoger mag, lager niet. Daarnaast moet je ook vakantiegeld over het minimumloon berekenen.

Het minimumloon wordt twee keer per jaar aangepast aan de gemiddelde stijging van de cao-lonen.

De wet op het minimumloon (en op het minimum vakantiegeld) geldt voor heel veel personen, waaronder:

  • Werknemers met een arbeidsovereenkomst,
  • Flexibele arbeidsrelaties, bijvoorbeeld thuiswerkers zonder arbeidsovereenkomst die voldoen aan een aantal aanvullende voorwaarden, zoals:
    • Arbeid wordt persoonlijk verricht
    • Arbeid wordt minimaal voor 3 maanden verricht
    • Omvang moet minimaal 5 uur per week zijn
  • Vertegenwoordigers, tussenpersonen, colporteurs, etc. die werken zonder arbeidsovereenkomst. Ook hier zijn er extra omstandigheden waaraan zij moeten voldoen, zoals:
    • Ze hebben één opdrachtgever
    • De arbeid moet substantieel zijn (>5 uur per week)
  • Sinds 1 januari 2018 is de WMM ook van kracht bij een overeenkomst van opdracht. Maar natuurlijk niet als de werknemer een ‘echte’ zelfstandige is en winst uit onderneming ontvangt. 

Wanneer moet ik het loon uitbetalen?

Het betalen van een vergoeding voor de geleverde arbeid is een van de drie pijlers van het arbeidsrecht. Je bent verplicht om de werknemer een vergoeding of beloning toe te kennen voor de geleverde arbeid.

De werkgever heeft de plicht om het loon tijdig te betalen. Bij een maandsalaris moet het nettoloon op de laatste dag van de maand op de rekening van de werknemer staan.

Moet je ook betalen als de werknemer niet werkt?

In het arbeidsrecht is de hoofdregel nu nog ‘geen arbeid, geen loon’. Maar dat gaat veranderen. De hoofdregel wordt dan: ‘geen arbeid, wel loon, tenzij…’.

In het vervolg moet je als werkgever dus wél loon betalen, ook al werkt de werknemer niet. Behalve in een aantal situaties waarbij jij geen schuld hebt dat de werknemer geen arbeid kan verrichten. Dan ben je niet verplicht tot het betalen van loon. Je kunt denken aan situaties als:

  • De werknemer neemt deel aan een staking, zit in de gevangenis of in voorlopige hechtenis,
  • Komt structureel te laat,
  • Is ongeoorloofd of onwettig afwezig.

Kun je een schuld met het loon verrekenen?

Als een werknemer een schuld heeft aan de werkgever, is het in sommige gevallen mogelijk om dat met het loon te verrekenen. Je kunt dan denken aan:

  • Schade die door de werknemer is veroorzaakt,
  • Een boete die namens de werknemer door de werkgever is betaald,
  • Te veel betaald loon,
  • Voorschotten die betaald zijn,
  • Kosten die door werkgever zijn betaald namens de werknemer.

Wanneer is er sprake van overwerk?

De algemene regel is dat je spreekt van overwerk als je langer werkt dan is afgesproken. Dat kun je per keer, per dag of per week meten.

Als de werknemer 10 uur op een dag werkt die normaal 8 uur is, dan kunnen die 2 extra uren als overwerk worden aangemerkt. Ten minste, als je dat zo bent overeengekomen met de werknemer of als dat zo is vastgelegd in jouw cao.

Je kunt het ook per keer meten. Bijvoorbeeld, een medewerker wordt opgeroepen voor 4 uur, maar werkt er uiteindelijk 8.

En je kunt het meten per week. Stel, de normale werkweek is 40 uur en de werknemer werkt die week 45 uur. Dan kunnen die 5 extra uren als overwerk worden aangemerkt.

TIP 1:

Is er geen cao van toepassing? Dan is het verstandig om als werkgever vooraf vast te leggen wanneer er sprake is van overwerk. Dat doe je in de arbeidsovereenkomst of in een van toepassing verklaarde personeelsreglement of personeelshandleiding.

Je kunt daarbij bijvoorbeeld ook vastleggen dat er pas sprake is van overwerk als er minstens een half of heel uur extra is gewerkt. Dat voorkomt ook veel administratie.

Hoe werkt overwerk voor parttimers?

Als er een overwerkregeling is die uitgaat van een normale dag- of weektaak, dan vallen deeltijdwerkers praktisch altijd buiten de boot. Zij maken namelijk nooit een werkdag of werkweek vol. En komen zo pas voor een beloning in aanmerking als ze daar nog eens overheen gaan.

Een voorbeeld:

Een deeltijdmedewerker werkt 4 uur per dag. Als de overwerkregeling pas ingaat als er op een dag meer dan 8 uur is gewerkt, dan krijgt die deeltijdmedewerker pas recht op beloning als hij meer dan 8 uur heeft gewerkt. Werkt hij bijvoorbeeld 7 uur, dan is de werkgever niet verplicht die extra 3 uren uit te betalen.

Dat maakt deeltijdwerkers voor werkgevers interessant.

Maar…

per 1 januari 2018 is dit veranderd. In de wet is opgenomen dat bij overwerk tenminste het minimumloon naar evenredigheid moet worden uitbetaald.

Dus verdient jouw (deeltijd)medewerker het minimumloon, dan ben je verplicht om in het voorbeeld 3 uur extra minimum uurloon uit te betalen.

Dit geldt dus ook voor alle overige medewerkers voor wie een overwerkregeling van toepassing is. Iedereen krijgt tenminste het minimum loon voor de overwerkuren.

TIP 2: Zorg ervoor dat uit de administratie blijkt hoeveel uren de medewerker werkt, hoeveel overwerkuren zijn gemaakt en welk loon of compensatie in vrije tijd er is gegeven. Als er compensatie in betaalde vrije tijd is gegeven, bijvoorbeeld conform de bepalingen van een cao, dan moet de medewerker die uiterlijk op 1 juli van het daaropvolgende jaar hebben opgenomen. Anders moeten ze worden uitbetaald.

Hoe moet je het overwerk betalen?

De werkgever is verplicht de regels van een cao te volgen als zijn bedrijf onder de werking van die cao valt. Valt de werkgever niet onder een cao, dan moet hij in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement regelen voor wie een overwerk betalingsregeling van toepassing is en hoe die betalingsregeling er uit ziet.

TIP 3: Medewerkers die drie keer het minimumloon verdienen, vallen niet onder de arbeidstijdenwet voor wat betreft arbeid- en rusttijden. Enkele uitzonderingen daargelaten. Het is in veel branches gebruikelijk om die medewerkers geen overwerkbetalingsregeling aan te bieden. Overwerk wordt dan geacht al opgenomen te zijn in het salaris. Van die medewerkers wordt verwacht dat zij werken wanneer dat nodig is.

De werkgever die niet onder de werking van een cao valt, is niet verplicht om overwerk uit te betalen. Dit is niet in het Burgerlijk Wetboek geregeld. Gezien alle spanningen op de arbeidsmarkt lijkt het me verstandig om een nette overwerkregeling te hebben. Je wil tenslotte als goede, moderne werkgever te boek staan. Je hebt dan twee mogelijkheden om overwerk uit te betalen: in geld en in vrije tijd.

Wanneer moet je overwerktoeslagen betalen?

Als het overwerk een bijzonder karakter krijgt, bijvoorbeeld omdat er op een feestdag is gewerkt, kan er ook een toeslag op het uurloon worden overeengekomen. Je betaalt dan meer dan het gebruikelijke uurloon.

Bijvoorbeeld:

Je betaalt 25% extra voor overwerk tot 24:00 uur, 50% extra als het overwerk na 24:00 plaatsvindt en 100% extra als er gewerkt wordt op een feestdag.

TIP 4:

In veel cao’s is overwerk en overwerktoeslag uitgebreid beschreven. Dat kan je ook als voorbeeld gebruiken voor jouw bedrijf. Zo blijft jouw beloningsbeleid ook een beetje in lijn met de markt. Heb je hulp nodig bij het opstellen van jouw beloningsbeleid of wil je jouw beloningsbeleid eens laten toetsen? Vraag dan een van onze adviseurs.

TIP 5:

Als de overwerkregeling op iedereen binnen het bedrijf van toepassing is of gebonden is aan een of meer functies, werk dan een regeling uit in de personeelshandleiding of het personeelsreglement. Is een overwerkregeling individueel van toepassing, regel dit dan in de arbeidsovereenkomst.

Wanneer moet je kostenvergoedingen betalen?

De werkgever is in beginsel niet verplicht om een kostenvergoeding te betalen aan zijn werknemers. Tenzij dit is geregeld in een toepasselijke cao of de werkgever is dit overeengekomen met zijn werknemers in een arbeidsovereenkomst of personeelsreglement.

Als de werkgever een kostenvergoeding betaalt, dan is hij verplicht om een parttime-medewerker evenveel te betalen als een fulltime werknemer. Hij kan dus niet stellen dat iemand maar 40% van zijn kosten vergoed krijgt, omdat hij 40% deeltijd werkt.

De kosten die je als werkgever vergoedt, moeten werkelijke en realistische kosten zijn die de werknemer heeft moeten maken om zijn werk uit te kunnen voeren. Vergoed je meer dan de gemaakte kosten, dan wordt dit tot het loon gerekend. En dat heeft weer gevolgen op fiscaal gebied en voor de premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen.

Overzicht meest gebruikte kostensoorten

Woon-werk reiskosten

  • Dit kan zijn een kilometervergoeding of een vergoeding voor het openbaar vervoer
  • Vaak is de regeling alleen van toepassing op medewerkers die op een bepaalde afstand van het werk wonen

 

Reis- en verblijfkosten (ook lunch, diner en overnachtingen)

  • De medewerker dient altijd bonnen of facturen te overleggen

 

Kosten voor het bijwonen van congressen, seminars en dergelijke

  • Ook hiervoor moeten altijd bonnen en facturen worden overlegd
  • De reis- en verblijfkosten voor het bijwonen worden vaak vergoed

 

Opleidingskosten

  • Denk aan kosten van boeken, tentamens en examens
  • Reiskosten voor de examens of het bijwonen van klassikale lessen
  • Vaak is er een terugbetalingsregeling als de medewerker eerder dan na x jaren vrijwillig ontslag neemt

 

Verhuiskosten

  • Er moet een verband met het werk zijn. Daarbij zijn er twee voorwaarden:
    • De werknemer moet verhuizen binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.
    • Hij/zij woont meer dan 25 kilometer van het werk en verhuist, waardoor de afstand tussen zijn nieuwe woning en zijn werk ten minste 60 procent minder wordt.
  • Aanschaf van onder meer werktuigen, werkkleding, speciale schoenen en brillen
    • Dit is vaak ook gebonden aan regels hoelang de medewerker met kleding of schoenen moet doen

Voor veel kostensoorten geldt dat er allerlei voorwaarden en maxima aan verbonden zijn als je het tot onbelaste vergoedingen wilt rekenen. Houd je je niet aan deze voorwaarden, dan moeten de vergoedingen tot het loon worden gerekend en moet je er loonheffing over betalen.

TIP 6:

Het is raadzaam om over alle kostenvergoedingsregelingen goede adviezen in te winnen van een fiscaal adviseur.

TIP 7:

Zorg altijd voor een sluitende administratie van alle gemaakte en vergoede kosten. Is er geen goede administratie en er komt een controle, dan kunnen de gevolgen ernstig zijn (naheffingen en boetes).

 

Meer weten over “Hoe bepaal je het salaris voor jouw werknemers?”?

Neem direct contact op

Voeg een reactie toe

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van interessant nieuws en branche-ontwikkelingen.
Bedankt voor het aanmelden! Je moet alleen nog even je e-mailadres bevestigen. Controleer je e-mail en volg de instructies.
Je e-mailadres wordt nooit gedeeld met derden.
Weet je zeker dat je niet op de hoogte wil blijven?
×
×
WordPress Popup Plugin