Btw terugvragen: dit mag wel en niet bij de voorbelasting

Het is bijna oktober: tijd voor de btw-aangifte van het 3e kwartaal. Heb jij helder welke btw je mag terugvragen en welke niet? Wat doe je met koffie, een lunch of relatiegeschenk? En hoe zit het met btw betaald in het buitenland?

Btw is voorbelasting

Btw die je bij de kwartaalaangifte kunt terugvragen, noemen we ook wel voorbelasting. Dat is de belasting die je betaalt over producten die je voor je bedrijf inkoopt. Denk hierbij aan inkt voor je printer, maar ook grotere zaken zoals een ergonomische bureaustoel.  

Btw aftrekken: dit zijn de uitzonderingen

Je mag niet zomaar de btw terugvragen van alle inkopen die je voor je onderneming doet. 

Wanneer mag je géén btw terugvragen?

• Producten zonder bon of factuur: om de btw te kunnen terugvragen heb je een goede bon of factuur nodig waarop de btw duidelijk vermeld staat.
• Privéaankopen: je mag alleen btw aftrekken van zaken die je nodig hebt voor je bedrijf
• Eten en drinken: je mag geen btw terugvragen van een zakendiner of kop koffie die je in een restaurant hebt genuttigd. Dat geldt ook voor een lunch die verzorgd is door een cateraar in een aparte ruimte. Koop je boodschappen voor een lunch op kantoor? Dan mag je hiervan wél de btw terugvragen. 
• Betaling en levering: uiteraard moet dat wat je koopt natuurlijk betaald en ook daadwerkelijk geleverd zijn. 
• Relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen: als je per medewerker meer dan €227 uitgeeft, dan mag je die btw niet (helemaal) aftrekken. Lees hier meer over de regels. 
• Als je geen btw verrekent: van zaken die je inkoopt voor producten of diensten waarover je geen btw rekent, mag je logischerwijs ook geen btw terugvragen. Dat is het geval als je niet btw-plichtig bent. Hier vind je een lijst met vrijgestelde branches en activiteiten. 

Btw terugvragen: zo doe je dat

In de kwartaalaangifte geef je eerst op welke diensten of producten je hebt geleverd. Vervolgens krijg je de optie om het bedrag aan voorbelasting op te geven. Dat is dus het totale bedrag aan omzetbelasting dat jij betaalde voor de gemaakte kosten. 

In de aangifte wordt dit bedrag dan verrekend met de omzetbelasting die jij ontving van jouw opdrachtgevers of klanten. Stel dat jij meer omzetbelasting betaalde (voor de kosten) dan dat je ontving, dan stort de Belastingdienst dit bedrag aan jou terug. 

Buitenlandse btw terugvragen

Ben jij als ondernemer of zzp´er ook actief in het buitenland? De aan jou berekende btw over zakelijke uitgaven mag je dan doorgaans als voorbelasting aftrekken. 

Een voorbeeld

Je koopt goederen van een ondernemer in een ander EU-land. Als de btw naar jou is verlegd, moet je zelf het btw-bedrag berekenen en dit aangeven in de aangifte. 

Als je deze goederen of diensten voor de belastbare omzet gebruikt, mag je deze btw ook als voorbelasting aftrekken. Zo hoef je uiteindelijk dus niets te betalen. 

Maar de btw die je betaalt over goederen, diensten of invoer van producten die je in een ander EU-land kocht, kun je niet aftrekken. Je kunt deze btw natuurlijk wel terugvragen als je in het betreffende EU-land btw-aangifte doet.