De werkkostenregeling (WKR): 9 tips om te optimaliseren

Zo’n 60% van alle werkgevers kent de werkkostenregeling niet of niet goed, blijkt uit diverse onderzoeken (o.a. Panteia, Effectmeting, WishWish). Zo blijft maar liefst 455.000.000 euro onbenut. Zonde! Dankzij deze regeling kun je namelijk je medewerkers fit en betrokken houden. Hoe je dat doet? Hierbij negen tips om optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling.

Uitgeven = besparen

Veel werkgevers denken dat het goedkoper is om geen gebruik te maken van de mogelijkheden van de WKR. Dat is niet waar. Naast dat je met leuke extraatjes de betrokkenheid en loyaliteit van jouw werknemers vergroot, bespaar je in veel gevallen ook de sociale lasten (zo’n 18%). Die worden namelijk bij verschillende items verrekend met het brutoloon.

Extraatje maakt goede werkgever

Bovendien blijkt uit het Nationale Werkkostenregeling Onderzoek dat 66% van alle werkgevers dergelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden omdat zij het uitdragen van goed werkgeverschap belangrijk vinden.

Aangezien de arbeidsmarkt steeds krapper wordt, is het van belang om na te denken over jouw reputatie als goede, moderne werkgever.

De Werkkostenregeling (WKR)

De meest heldere definitie die ik vond:

De WKR stelt werkgevers in staat om 1,7% van de totale loonsom te gebruiken voor het ONBELAST vergoeden van verstrekkingen (extra’tjes) aan werknemers.

Deze 1,7% van de bruto loonsom heet de ‘vrije ruimte’.

Je kunt dan denken aan een PC Privé project, een kerstgeschenk, een abonnement op de fitnessclub, een fietsplan en dergelijke. Let wel op: als je meer vergoed dan die 1,7% (in 2020 en 2021 3%), dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Dus 80 cent voor iedere euro die je te veel uitgeeft.

Onbelaste vergoedingen buiten de regeling

Er zijn vergoedingen die al van nature onbelast zijn, en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Hieronder enkele voorbeelden van onbelaste vergoedingen buiten de regeling:

• Het reizen met eigen vervoer is vergoed tegen 19 cent per km. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke reizen.
• Als de medewerker naar een vaste werkplek met het openbaar vervoer reist, is er een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van het aantal kilometers en het aantal werkdagen.
• Als je met het openbaar vervoer reist, is vergoed:
  • 19 cent per kilometer of een vergoeding van een OV-abonnement
  • de werkelijke kosten

• Voor medewerkers met een auto van de zaak zijn de parkeerkosten onbelast.
• In de 19 cent per kilometer voor reizen met eigen vervoer zijn parkeerkosten inbegrepen.

En eronder vallen de kosten voor:

• congressen, vakliteratuur, studie, examens, studieboeken;
• de aanschaf en gebruik van zakelijke middelen, zoals een laptop en telefoon;
• werkkleding, maar onder zeer specifieke voorwaarden;
• het inrichten van een werkomgeving thuis;
• hotels;
• een diner/lunch/ontbijt, mits het onderdeel uitmaakt van een zogenaamde dienstreis;
• een maaltijd voor zakelijke besprekingen met klanten buiten de eigen werkomgeving;
• maaltijden bij overwerk, werken op koopavonden en werken aan boord van schepen en olieplatforms.

Ga je als werkgever over deze normvergoedingen heen, dan is er sprake van een bovenmatig deel. Voor dit bovenmatige deel mag je kiezen om dit als eindheffingsloon aan te wijzen of als loon bij de werknemer te belasten. Een deel als eindheffingsloon en een deel als werknemersloon aanwijzen mag ook.

Bovenstaande lijst is zeker niet volledig, en beschrijft ook niet alle mogelijkheden en voorwaarden. Raadpleeg dus altijd een salarisspecialist.

Welke regels zijn er voor de werkkostenregeling?

1. Bewaar kopieën in jouw administratie

Het gaat hier dan om kopieën van onder meer de vervoersbewijzen en overzichten van de reizen met openbaar vervoer. Voldoe je niet aan de bewaarplicht (7 jaren), dan dreigt een boete of zelfs strafrechtelijke vervolging.

 

2. Vergeet niet de juiste toelichtingen

Zorg ervoor dat in jouw administratie ook de juiste toelichtingen worden bewaard bij de bonnen.

3. Op papier of digitaal

Het bewaren van bonnen en overige bewijzen mag zowel op papier als digitaal. De officiële regel is dat de bewijzen moeten worden bewaard in de vorm dat ze zijn ontvangen.

4. Noem het beestje bij de juiste naam

Wijs de onbelaste vergoedingen en de vaste onkostenvergoedingen die tot de gerichte vrijstellingen behoren in jouw administratie aan als eindheffingsloon. Doe je dit niet, dan is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer.

5. Werk de vaste vergoedingen bij

Geef je een werknemer een vaste vergoeding voor reizen met eigen vervoer, let dan op dat je de bedragen aanpast als de medewerker verhuist of meer/minder dagen gaat werken.

6. Wees voorzichtig met vergoeding bij een thuiswerkplek

Als je de werknemer een vergoeding geeft voor de kosten van de inrichting van een thuiswerkplek, let er dan op dat dit niet bovenmatig is. Soms is het ter beschikking stellen van meubilair en apparatuur (zoals op kantoor) het meest veilig.

7. Is de werkplek ‘Arbo-proof’?

Check of de werkplek thuis ook aan de Arbo wetgeving voldoet.

8. Denk aan de eindheffingsregeling

Voor werknemers die in de hoogste IB-schijf vallen (nu 52%), kan het voordelig zijn om de eindheffingsregeling toe te passen.

9. Check de regels = bespaar geld

Bepaalde vergoedingen of verstrekkingen kunnen bij een andere inrichting buiten de WKR vallen. Bijvoorbeeld als je je personeelsfeest buiten je eigen pand viert, vallen de kosten in de 1,2% vrije ruimte en blijft er weinig over voor andere leuke dingen. Als je je personeelsfeest binnen het eigen pand viert, geldt de zogenaamde nihil-waardering. Dat kan je bij overschrijding van de 1,2% vrije ruimte 80% belastingheffing besparen. Dat is leuk toch, niet?

Heb je zelf nog tips hoe je meer uit de werkkostenregeling haalt? Laat hieronder een reactie achter!

Tot slot

Wil je meer weten over (uitbesteden van)

• de personeelsadministratie
• de salarisadministratie
• jouw boekhouding
• alle fiscale aangiften inclusief fiscale advisering

Op de website van het Masters netwerk is veel informatie beschikbaar. Bovendien vind je in onze kennisbank heel veel informatie over ondernemerschap en wet- en regelgeving. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied. Ook ondersteunen wij, samen met onze partners, ondernemers op andere gebieden als:

• online marketing
• oprichten rechtspersonen
• arbeids-juridische ondersteuning
• aanschaf softwarelicenties voor boekhouden en meer.

Neem eens een kijkje in onze webshop met mooie aanbiedingen voor slimme ondernemers.